DNF STD’s Features

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow ^TM

• เป็นระบบที่มีสถาปัตยกรรมพื้นฐานแบบแยกชั้นอิสระ หรือ N-Tier

• โปรแกรมแม่ข่าย จะทำงานอยู่บนระบบปฏิบัติการ Microsoft Windows 8 และ Windows Server 2016 ขึ้นไปได้

• โปรแกรมลูกข่าย จะทำงานอยู่บนระบบปฏิบัติการ Windows 8 ขึ้นไป
  

• ทำงานอยู่บน Microsoft.Net Framework 3.5 และ 4.0

• ต้องการการเชื่อมต่อกับโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลของ Microsoft SQL Server
  

• Internet Information Service  เพื่อการเข้าใช้งานระบบ DocnFlow^TM ผ่านทาง Web Browser

• สามารถระบุสถานที่ในการเก็บไฟล์ได้ไม่ว่าจะเป็น บนฮาร์ดดิสก์ท้องถิ่น และ บนดิสก์เครือข่าย

• ข้อมูลที่สำคัญ 2 ส่วนคือ รายการข้อมูล หรือ Indexes กับไฟล์ข้อมูล หรือ Document จะเก็บแยกออกจากกัน

• อนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลในระบบ DocnFlow^TM ผ่านทาง Web Services ที่ตระเตรียมไว้ให้ใช้งานเฉพาะการ

• การทำงานพื้นฐานของระบบในฝั่งเครื่องลูกข่าย สามารถดำเนินการผ่าน
  • Windows Based Application และ
  • Web Based Application

• รองรับการทำงานกับ โมดูลพิเศษเพื่องานที่มีลักษณะเฉพาะด้านได้ อาทิเช่น
  • งานนำข้อมูลเข้าระบบโดยอัตโนมัติ โดยทำงานแบบ “ตรวจตราโฟลเดอร์ที่กำหนด” หรือ Watching Folder ได้ หลายๆงานพร้อมกัน
  • รองรับการสืบค้นข้อมูลผ่านทาง Web Browser เช่น IE, Chrome และ Firefox ได้
  • รองรับการจัดเก็บข้อมูลผ่านทาง Web Browser เช่น IE, Chrome และ Firefox ได้ (เป็นโมดูลเสริมต้องซื้อเพิ่ม)
  • บีบอัดไฟล์เอกสารรูปภาพ เช่น TIFF, JPG ให้มีขนาดเล็กลงได้กว่า 10 – 100 เท่า (เป็นโมดูลเสริมต้องซื้อเพิ่ม)
  • แปลงเอกสารรูปภาพ ให้สามารถถูกสืบค้นข้อมูลภายในแต่ละหน้าเอกสารได้ หรือที่เรียกว่าการทำ OCR (Optical Character Recognition) และ FullText Search ตามลำดับ (เป็นโมดูลเสริมต้องซื้อเพิ่ม)

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow ^TM

• มีการป้อนชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่านทุกครั้ง จึงจะเข้าใช้งานระบบได้

• รองรับการเชื่อมต่อกับระบบ Active Directory หรือ LDAP เพื่อนำบัญชีรายชื่อภายในระบบดังกล่าว มาใช้งานในขั้นตอนของการแสดงตัวตนก่อนเข้าใช้งานระบบ DocnFlow^TM

• ระบบสามารถสร้าง และบริหารจัดการบัญชีรายชื่อผู้ใช้งานภายในเองได้

เพื่อนำมาใช้ในขั้นตอนของการแสดงตัวตนก่อนเข้าใช้งานระบบ DocnFlow^TM

• มีกระบวนการกำหนดสิทธิให้กับ ผู้ใช้งาน ,กลุ่มผู้ใช้งาน เพื่ออนุญาตให้เข้าใช้งานระบบ โดยสิทธิจะคลุมในระดับตู้เอกสาร เป็นสำคัญ

• มีกระบวนการกำหนดสิทธิกับผู้ใช้งาน ,กลุ่มผู้ใช้งาน เพื่ออนุญาตให้เข้าถึง หรือดำเนินกิจกรรมต่างๆ กับ กลุ่มเอกสาร และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บไว้ในระบบ โดยสิทธิจะผูกติดอยู่กับ “แม่แบบเอกสาร หรือ Document Template”

• สามารถกำหนดสิทธิในลักษณะ
  • บทบาทที่ได้รับ (คือ Role)
  • หน่วยงาน/กลุ่มงาน (คือ Group)
  • เจาะจงไปที่ตัวบุคคล (คือ User)

• ผู้ดูแลระบบสามารถออกรายงานสรุปผลการตรวจสอบระบบ หรือ Auditing Reports ตามหัวข้อเหล่านี้ได้

• • Login / logout report
  • Cabinet activity report
  • Drawer activity report
  • Folder activity report
  • File activity report

• ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างรายงานสรุปประวัติกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นในระบบผ่านทางโปรแกรมประยุกต์ที่ทำงานทั้งแบบ Windows และ Web ได้

• ระบบจะมีสิทธิเหล่านี้ให้ใช้งาน
  • สิทธิเข้าใช้งานระบบ
  • สิทธิเข้าใช้ตู้เอกสาร
  • สิทธิเข้าใช้ฟิลด์อินเด็กซ์ (visible/invisible fields)
  • สิทธิค้นหาและเปิดเอกสาร (search document)
  • สิทธิแก้ไขข้อมูลอินเด็กซ์ (edit index)
  • สิทธิแก้ไขเอกสารด้วยการเพิ่มหน้าเอกสาร¹ (change document)
  • สิทธิแก้ไขเอกสารด้วยการลบหน้าเอกสาร¹ (remove document)
  • สิทธิในการเก็บข้อมูลเข้าระบบ (store document)
  • สิทธิการลบข้อมูล (delete document)
  • สิทธิในการพิมพ์ (print document)
  • สิทธิการนำเอกสารออกจากระบบและอยู่ในรูปแบบไฟล์ต้นฉบับ เช่น เก็บเป็น .Doc เวลานำออกมาก็เป็น .Doc เช่นกัน (export document)
  • สิทธิการสร้าง แก้ไข และลบลิ้นชัก (create, modify and delete drawer)
  • สิทธิการสร้าง แก้ไข และลบโฟลเดอร์/แฟ้ม (create, modify and delete folder)
  • สิทธิการสร้าง เปิดดู และพิมพ์ บันทึกช่วยจำ (create, view and print memo history)
  • สิทธิการสร้าง แก้ไข พิมพ์ และนำออก ข้อมูลส่วนเสริม (create, view, print and export annotation)
  • สิทธิการสร้าง แก้ไข พิมพ์ และนำออก ข้อมูลลายน้ำบนเอกสาร (create, view, print and export watermark)
  • สิทธิการใช้เครื่องมือ “ออกรายงาน” (report builder)
  • สิทธิการใช้เครื่องมือ “นำข้อมูลออกไปยังสื่อบันทึกข้อมูลภายนอก” (publish to cd/dvd)
  • สิทธิการกำหนดวันหมดอายุเอกสาร (modify expiry date)
    (¹รองรับเฉพาะไฟล์ TIFF และ PDF)

• ผู้ดูแลระบบสามารถออกรายงานตามกิจกรรมที่สนใจได้ โดยรายงานจะอยู่ในรูปแบบนามสกุล .xml

• ผู้ปฏิบัติงานสามารถออกรายงานกิจกรรมที่ตนเองได้กระทำไปในระบบได้ โดยรายงานจะอยู่ในรูปแบบนามสกุล .xml

• สามารถออกรายงาน ในลักษณะเชิงเปรียบเทียบได้ (Matrix)
  เช่น ออกรายงานของกิจกรรมการลบเอกสาร ของผู้ใช้งานที่ชื่อ นายสมศักดิ์ เป็นต้น

• สามารถเลือกเข้ารหัสข้อมูลแบบ AES-256 บิต ให้กับไฟล์เอกสารและข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บไว้ภายในระบบได้

• มีกระบวนการเพื่อการสำรองข้อมูลดัชนี หรือ ก็คืออินเด็กซ์ของเอกสาร
  จะมีการเก็บข้อมูลไว้ในสถานที่เดียวกับตัวไฟล์เอกสารโดยไฟล์สำรองดัชนีที่ว่านี้จะถูกเก็บในรูปแบบของ XML

• ระบบอนุญาตให้ผู้ใช้งานระบบ สามารถดูข้อมูลสิทธิที่ตนเองได้รับ โดยดูผ่านโปรแกรมที่ทำงานแบบ Desktop Client

• ระบบอนุญาตให้ผู้ใช้งานระบบ สามารถดูข้อมูลสิทธิที่ตนเองได้รับ โดยดูได้ทั้งโปรแกรมที่ทำงานแบบ Web Client

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow ^TM

• สามารถต่อพ่วงกับสแกนเนอร์ยี่ห้อต่างๆ โดยผ่าน TWAIN Driver

• สามารถสแกนเอกสารแบบทีละหน้าได้ (Simplex)

• สามารถสแกนเอกสารต่อเนื่องได้ (Multi page)

• สามารถสแกนเอกสารแบบหน้า หลัง พร้อมกันได้ (Duplex)

• สามารถสร้างคำบรรยายประกอบให้กับ แต่ละไฟล์เอกสารได้ (Comments)

• สามารถบันทึกไฟล์ที่มาจากการสแกนให้เป็น Tiff, Multipage Tiff ได้

• สามารถบันทึกไฟล์ที่มาจากการสแกนให้เป็น JPG, BMP ได้

• สามารถบันทึกไฟล์ที่มาจากการสแกนให้เป็น PDF ได้

• สามารถเพิ่ม แทรก ทับหน้าเอกสารเดิม ด้วย การสแกน (Scan)
  โดยรองรับการทำงานกับเอกสารชนิด TIFF และ PDF

• สามารถเพิ่ม แทรก ทับหน้าเอกสารเดิม ด้วย การนำข้อมูลเข้า (Browse)
  โดยรองรับการทำงานกับเอกสารชนิด TIFF และ PDF

• รองรับการแสดงไฟล์ภาพชนิดต่างๆ ดังต่อไปนี้ได้ Tiff, Bmp, Gif, Jpg, Png, Pdf และ DjVU ได้

• รองรับการแสดงไฟล์รูปภาพที่มาจากกล้องดิจิตอลที่มีนามสกุล .CR2, .NEF

• สามารถย่อ – ขยายเอกสารรูปภาพ แบบ Zoom In / Zoom Out

• สามารถย่อ – ขยายเอกสารรูปภาพ แบบ Actual Size, Fit width, Fit height ได้

• สามารถกำหนดพิกัด และเปอร์เซ็นต์ของการ ย่อ-ขยายรูปภาพได้

• สามารถสั่งพิมพ์ภาพ แบบระบุหน้าที่ต้องการพิมพ์ หรือสั่งพิมพ์ทั้งหมด

• มีมุมมองแบบ Thumbnail และ Filmstrip ให้เลือกใช้งานเมื่อต้องการดูเค้าโคร่งเอกสารแบบย่อส่วน

• สามารถสร้างลายน้ำลงไปบนเอกสารประเภท TIFF,JPG,BMP และ PDF ได้
  (ภาพที่เป็นลายน้ำผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดสร้างได้อย่างอิสระภายในโมดูล DocnFlow^TM Administrator)

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow ^TM

• สามารถ แสดง ไฟล์ข้อมูลของ Microsoft Office ทั้ง 2007 และ 2010 เช่น Word, Excel และ PowerPoint ได้(ที่เครื่องลูกข่ายต้องติดตั้งโปรแกรม XPS Viewer ไว้ก่อนแล้ว)

• สามารถ สร้าง และ แก้ไข ไฟล์ข้อมูล Microsoft Office ทั้ง 2007 และ 2010 เช่น Word, Excel และ PowerPoint ได้
  (ที่เครื่องลูกข่ายต้องติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office และโมดูล DocnFlow^TM MSOFFICE Add-in ไว้ก่อนแล้ว)

• สามารถ เก็บเอกสารจาก Microsoft Outlook เข้าสู่โปรแกรม DocnFlow^TM ได้โดยตรง
  (ที่เครื่องลูกข่ายต้องติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office และโมดูล DocnFlow^TM MSOFFICE Add-in ไว้ก่อนแล้ว)

• สามารถเก็บเอกสาร Microsoft Office ที่สร้างมาจากรุ่น 2007 และ 2010 เช่น Word, Excel และ PowerPoint เข้าสู่โปรแกรม โปรแกรม DocnFlow^TM ได้โดยสั่งงานผ่านทาง DocnFlow^TM Ribbon Bar
  (ที่เครื่องลูกข่ายต้องติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office และโมดูล DocnFlow^TM MSOFFICE Add-in ไว้ก่อนแล้ว)

• สามารถ แสดงและแก้ไข ข้อมูลภายในไฟล์นามสกุล PDF ได้
  (แก้ไขในที่นี้คือ สามารถเพิ่ม และ\หรือ ลบหน้าเอกสารในไฟล์ PDF เท่านั้น จะไม่สามารถแก้ข้อความในแต่ละหน้าเอกสารของ PDF ได้)

• สามารถ แสดงและแก้ไข ข้อมูลภายในไฟล์นามสกุล TIFF ได้
  (แก้ไขในที่นี้คือ สามารถเพิ่ม และ\หรือ ลบหน้าเอกสารในไฟล์ TIFF เท่านั้น จะไม่สามารถแก้ข้อความในแต่ละหน้าเอกสารของ TIFF ได้)

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow ^TM

• สามารถสร้างโครงสร้างลำดับชั้นของลิ้นชัก และแฟ้ม แบบมือ (หรือ manual ได้)

• สามารถสร้างโครงสร้างลำดับชั้นของลิ้นชัก และแฟ้ม แบบอัตโนมัติโดยการใช้โครงสร้างข้อมูลในไฟล์ประเภทข้อความ .txt

• สามารถจัดเก็บเอกสารภาพ ด้วยการสแกนจากเครื่องสแกนเนอร์

• สามารถจัดเก็บเอกสารภาพ การนำเข้าแบบ “Browse” และ “ลากและวาง หรือ Drag & Drop” ได้

• สามารถกำหนดเลือกบริเวณ หรือ พื้นที่ข้อมูลตัวอักษรในเอกสารรูปภาพ เช่น TIFF นำมาผ่านขั้นตอนการ OCR และส่งผลลัพธ์ที่ได้ไปยังฟิลด์อินเด็กซ์ เป็นการลดขั้นตอนของการป้อนข้อมูลด้วยมือ

• สามารถจัดเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีใช้งานอย่างทั่วๆไปได้ ตัวอย่างเช่น MS Office, PDF, TIFF, JPEG, GIF, BMP, Avi, Mp3, CAD Files เป็นต้น

• ดัชนีต่างๆ ที่ผู้ใช้งานกำหนดเข้าไป ผ่าน “แม่แบบเอกสาร หรือ Document Template” ระบบจะนำเก็บเข้าสู่ฐานข้อมูล Microsoft SQL Server

• ดัชนีที่เกิดขึ้นอัตโนมัติในการเก็บข้อมูลแต่ละครั้ง โดยระบบเป็นผู้สร้างให้มีดังนี้ ชื่อผู้สร้าง วันที่สร้าง วันที่แก้ไข ขนาดไฟล์ และนามสกุลไฟล์

• ไฟล์ต่างๆ ที่ผู้ใช้งานนำเก็บเข้าระบบ จะถูกนำเข้าไปเก็บใน อุปกรณ์ประเภท DAS หรือ NAS หรือ SAN ได้

• ภายใน 1 ชุดอินเด็กซ์ หรืออาจจะเรียกว่า 1 รายการข้อมูล ระบบอนุญาตให้เก็บไฟล์ที่มีชนิดของไฟล์ที่แตกต่างกันได้ เช่น เก็บไฟล์ PDF ไฟล์Tiff และ ไฟล์Doc ไว้ในรายการข้อมูลที่เกี่ยวกับ “ใบกำกับภาษีของบริษัท เอ็นทูเอ็น” เป็นต้น

• สามารถกำหนดข้อความเพื่อใช้ระบุตรงไปถึง ไฟล์เอกสารได้
  (ในระบบ DocnFlow จะเรียกว่า comment)

• สามารถกำหนดข้อความเพื่อใช้ระบุตรงไป หน้าเอกสารที่เป็นนามสกุล TIFF และ JPG ได้
  (ในระบบ DocnFlow^TM จะเรียกว่า comment)

• สามารถเลือกได้ว่าจะให้ตู้เอกสารมีการเก็บเวอร์ชั่น หรือไม่เก็บการเปลี่ยนแปลงต่างๆที่เกิดขึ้นในแต่ละรายการอินเด็กซ์ได้

• สามารถกำหนดตำแหน่ง หรือสถานที่ที่ ใช้เก็บไฟล์เอกสารให้กับแต่ละตู้เอกสารได้อย่างอิสระ แยกออกจากกัน เช่น
  • ตู้เอกสาร#1 กำหนดที่เก็บไฟล์ ไปอยู่บนไดรฟ์ C
  • ตู้เอกสาร#2 กำหนดที่เก็บไฟล์ ไปอยู่บนไดรฟ์ D
  • ตู้เอกสาร#3 กำหนดที่เก็บไฟล์ ไปอยู่บนไดรฟ์เครือข่ายที่เป็นแบบ SAN เป็นต้น

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow ^TM

• การเข้าสืบค้นเอกสารในแต่ละตู้ ผู้ใช้งานจะถูกจำกัดสิทธิตามที่ตนเองได้รับมาของแต่ละตู้เอกสาร

• เลือกมุมมองการเข้าถึงเอกสารแบบ Folder/Tree View บนโปรแกรมลูกข่ายแบบ Windows และ Web ได้

• เลือกมุมมองการเข้าถึงเอกสารแบบ Fields View บนโปรแกรมลูกข่ายแบบ Windows และ Web ได้

• สามารถเรียกรายการอินเด็กซ์ทั้งหมดในระดับตู้เอกสารได้

• สามารถเรียกรายการอินเด็กซ์ทั้งหมดในระดับ ลิ้นชักได้

• สามารถเรียกรายการอินเด็กซ์ทั้งหมดในระดับ โฟลเดอร์ และโฟลเดอร์ย่อยๆภายในได้

• สามารถสืบค้นคำที่ไปตรงกับส่วนใดส่วนหนึ่งที่ปรากฎ บนลิ้นชัก หรือ โฟลเดอร์ หรือโฟลเดอร์ย่อย และนำมาสรุปเป็นรายการให้เลือก เพื่อเข้าสืบค้นไปแต่ละรายการที่ตรงกับเงื่อนไขของการสืบค้นได้

• สามารถเรียกรายการอินเด็กซ์ที่ถูกนำเก็บไว้ไม่เกิน 1 อาทิตย์ และ ไม่เกิน1เดือนได้

• สามารถสืบค้นข้อมูลโดยใช้ “กุล่มดัชนี/อินเด็กซ์” เพื่อใช้อ้างอิง ถึงกลุ่มของเอกสารที่เก็บภายในระบบได้

• สามารถสืบค้นข้อมูลโดยใช้ “กลุ่มดัชนี/อินเด็กซ์ ตั้งต้น”ซึ่งระบบได้เป็นผู้สร้างให้โดยอัตโนมัติ เช่น วันที่จัดเก็บเอกสาร เป็นต้น

• สามารถระบุเงื่อนไขการสืบค้นข้อมูล แบบใช้ตัวดำเนินการชนิด OR และ AND ได้

• สามารถระบุเงื่อนไขการสืบค้นข้อมูล แบบใช้ตัวดำเนินการชนิด OR…Not และ AND…Not ได้

• สามารถสืบค้น ข้อความ หรือประโยคที่ได้บรรยายแนบติดไปกับไฟล์เอกสารได้ (Comment)

• สามารถสืบค้นเอกสาร หรือกลุ่มอินเด็กซ์ที่สนใจ ซึ่งเก็บไว้ภายในตู้เดียวกัน (Single Cabinet) ได้

• สามารถสืบค้นเอกสาร หรือกลุ่มอินเด็กซ์ที่สนใจ ซึ่งเก็บไว้หลายตู้ในเวลาเดียวกันได้ (Multiple Cabinet Cross Search)

• สามารถสืบค้นข้อมูลคุณสมบัติของไฟล์เอกสาร หรือ File Properties ได้ เช่น สืบค้นด้วยการใช้ชื่อไฟล์ หรือ วันที่เก็บไฟล์เข้าระบบ

• สามารถสืบค้นข้อมูลโดยใช้ “คำที่สนใจที่น่าจะปรากฎในเนื้อหาของเอกสาร หรือที่นิยมเรียกว่า Full Text Search” ได้

• สามารถใช้คำว่า AND ร่วมกับ “คำที่สนใจที่น่าจะปรากฎในเนื้อหาของเอกสาร”เพื่อเป็นเงื่อนไขในการสืบค้นได้

• สามารถใช้คำ ตั้งแต่ 2 คำขึ้นไป เพื่อใช้เป็นเงื่อนไขของการสืบค้นรายการข้อมูลที่ตรงกันกับ คำใดคำหนึ่ง ของกลุ่มคำนั้น

• สามารถสืบค้นเนื้อความภาษาไทย ในเอกสารนามสกุล PDF, TIFF, JPG, PNG, BMP ได้

• สามารถสืบค้นเนื้อความภาษาไทย ในเอกสารนามสกุล TXT, HTML, DOCX, XLSX, PPTX ได้

• ระบบอนุญาตให้ผู้ใช้งานสามารถเรียกดูรายการอินเด็กซ์ต่างๆที่ถูกลบไปแล้วขึ้นมาได้ ผ่านเมนูคำสั่ง Recycle Bin

• ระบบอนุญาตให้ผู้ใช้งานสามารถเรียกคืนรายการอินเด็กซ์ต่างๆที่ถูกลบไปแล้วขึ้นมาได้
  (ผ่านเมนูคำสั่ง Recycle Bin และ Restore)

• ระบบอนุญาตให้ผู้ใช้งานที่มีสิทธิ Delete Document สามารถลบรายการอินเด็กซ์ต่างๆที่บ่งบอกว่าถูกลบไปได้แล้วได้แบบลบถาวร
  (ผ่านเมนูคำสั่ง Recycle Bin และ Empty Bin)

• ระบบสามารถแสดงรายการเอกสารใหม่ (What’s New) โดยกำหนดเงื่อนไขของเอกสารใหม่ได้ทั้งแบบ เอกสารพึ่งเข้ามาในระบบไม่เกิน 1วัน หรือ 7 วัน ได้

• ระบบสามารถแสดงรายการเอกสารที่มีผู้ใช้งานเรียกขึ้นมาใช้งานมาก 10 อันดับแรกได้ (Top Ranking)

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow ^TM

• ผู้ดูแลระบบจะสามารถให้สิทธิระดับผู้ดูแลระบบ แก่บัญชีรายผู้ใช้งานรายอื่นๆได้

• สิทธิระดับผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่จะสามารถสร้างตู้เอกสาร และสิทธิในการใช้งานของตู้เอกสารนั้นๆ

• การกำหนดค่าต่างๆให้กับระบบนั้น จะกระทำบนโปรแกรมประยุกต์ที่ทำงานแบบ Windows App และ Web App ได้

• ระบบประกอบไปด้วยหน่วยบริการที่ดูแล และให้บริการงานเฉพาะด้านอยู่ 3 หน่วยคือ
  • หน่วยบริการเพื่อการตรวจสอบตัวตน และ สิทธิต่างๆ เรียกว่า Authentication Service
  • หน่วยบริการเพื่อให้บริการเข้าถึงไฟล์เอกสาร เรียกว่า File Service
  • หน่วยบริการเพื่อให้บริการเข้าถึงเนื้อความในไฟล์เอกสาร เรียกว่า Content Service
  • หน่วยบริการเพื่อให้การแจ้งเตือนข่าวสาร เรียกว่า Alert Service

• การสื่อสารระหว่างเครื่องผู้ให้บริการ กับเครื่องผู้รับบริการ ที่สื่อสารผ่านตัวกลางแบบ TCP/IP
  จะมีหมายเลขไอพี และหมายเลขพอร์ตที่ระบบจะต้องใช้งานตลอดเวลา ที่ชัดเจน

• การสื่อสารระหว่างเครื่องผู้ให้บริการ กับเครื่องผู้รับบริการ ที่สื่อสารผ่านตัวกลางแบบ HTTP
  จะใช้บริการของ Microsoft Internet Information Server V7.0 ขึ้นไป

• มีส่วนงานที่คอยบันทึกประวัติการทำงานของผู้ใช้แต่ละคนอย่างอัตโนมัติ

• มีคำสั่งที่ใช้เพื่อเรียกดูประวัติการทำงานและสรุปออกมาเป็นรายงานอย่างง่ายในรูปแบบของ XML

• มีคำสั่งเพื่อเรียกรายงานโครงสร้างการจัดเก็บ (แสดงภาพของ ตู้เอกสาร ลิ้นชัก โฟลเดอร์)
  โดยสามารถเรียกดูได้จากโปรแกรมลูกข่าย และสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ (Cabinet Properties)

• สามารถเข้าถึงข้อมูลประวัติกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นทั้งหมดในระบบ (System Audit Trails)
  ซึ่งผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่จะเข้าถึงข้อมูลนี้ได้

• สามารถเข้าถึงข้อมูลประวัติกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นเฉพาะรายบุคคล (Individual Audit Trails)
  ผู้ใช้งานทั่วไปจะสามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้ แต่จะเข้าถึงได้เฉพาะข้อมูลของตนเองเท่านั้น

• ข้อมูลประเภทประวัติของกิจกรรม หรือ Audit Trails ต่างๆ สามารถเปิดได้จากโปรแกรมแบบ Window

• ข้อมูลประเภทประวัติของกิจกรรม หรือ Audit Trails ต่างๆ สามารถเปิดได้จากโปรแกรมแบบ Web

• ระบบสามารถตัดการเชื่อมต่อของผู้ใช้งานที่ทำงานผ่านเข้ามาจากโปรแกรมแบบ Windows และ แบบ Web ได้ตามระยะเวลาที่กำหนด เช่น หากไม่มีการทำงานเกิดขึ้นที่ฝั่งลูกข่ายภายใน 30 นาที ระบบจะตัดการเชื่อมต่อนั้นทันที เป็นต้น

• ผู้ดูแลระบบสามารถตัดการเชื่อมต่อของผู้ใช้งานที่ทำงานผ่านเข้ามาจากโปรแกรมแบบ Windows และ แบบ Web ได้

• ระบบมีกลไกในการ “เคลื่อนย้ายเอกสารที่หมดอายุ” จากสถานที่หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่งโดยอัตโนมัติ

• ระบบมีส่งข้อความแจ้งเตือนไปยังบัญชีรายชื่อที่เกี่ยวข้องกับ “รายการเอกสารที่หมดอายุ” ให้โดยอัตโนมัติ

คุณสมบัติในโปรแกรม DocnFlow ^TM 

• ติดต่อกับเครื่องสแกนเนอร์ชนิด Flatbed และ Auto Feed
  (ผ่าน twain driver ที่ติดตั้งมาพร้อมกับการติดตั้งเครื่องสแกนเนอร์ ซึ่งมักจะทำงานอยู่บนระบบ Windows OS)

• Storage Device ชนิดต่างๆ เช่น CD, DVD, Disk Array เป็นต้น
  (ไม่ได้ติดต่อกับอุปกรณ์เหล่านี้โดยตรง ระบบ DocnFlow^TM จะ export ข้อมูลออกมาให้อยู่ในรูปแบบของ Folder Structure จากนั้นก็สามารถใช้โปรแกรม บันทึกข้อมูลลง CD/DVD มาเขียนอีกครั้งด้วยผู้ใช้งานเอง อาทิเช่น โปรแกรม Imgburn ซึ่งเป็น Free License)

DocnFlow^TM Additional Modules as bundled
& can be purchased as demand changed

Standard

• DocnFlow^TM Audit Trail Reports
  เป็นโมดูลที่สามารถนำเอาข้อมูลประวัติกิจกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นภายในระบบ DocnFlow^TM ไปใช้ในการสร้าง “รายงานสรุป” ตามกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นจากผู้ใช้งาน โดยให้อยู่ในรูปแบบไฟล์นามสกุล XML ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้งานสะดวกในการใช้ “ตัวกรอง หรือ Filter” หากนำไฟล์นี้ไปเปิดใช้งานในโปรแกรมจำพวก Spread Sheet เช่น MS EXCEL เป็นต้น

• DocnFlow^TM Publish to CD/DVD
  เป็นโมดูลที่สามารถบันทึกข้อมูลที่อยู่ภายในระบบ DocnFlow^TM ให้มีขนาดข้อมูลเทียบเคียงกับ สื่อประเภท CD หรือ DVD ได้ โดยผู้ที่มีสิทธิเข้าใช้งานคุณสมบัตินี้ สามารถเลือกได้ว่า

• การบันทึกข้อมูลแต่ละครั้งจะให้มีการผูกสิทธิติดไปกับข้อมูลนำออกนั้นๆด้วยหรือไม่
• ข้อมูลที่อยู่บนสื่อ CD/DVD ยังคงถูกเข้ารหัสไว้เช่นเดียวกับที่อยู่บนเครื่อง Server ดังนั้นไฟล์ หรือข้อมูลต่างๆ จะต้องเปิดผ่านโปรแกรมเพื่อการสืบค้นซึ่งเรียกว่า DocnFlow^TM Searcher ซึ่งจะมีชุดติดตั้งมาให้ภายในแผ่นโปรแกรม
• ผู้ใช้งานสามารถสืบค้นจากแผ่นโดยตรง หรือสำเนาข้อมูลทั้งหมดลงบนฮาร์ดดิสก์ท้องถิ่นก็ได้

• DocnFlow^TM Import Scheduler
  เป็นโมดูลที่สามารถกำหนดได้ว่า “ไฟล์เอกสารใด หรือกลุ่มของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์นามสกุลต่างๆ ซึ่งบรรจุไว้ภายในโฟลเดอร์หนึ่งๆ จะถูกนำเก็บเข้าตู้เอกสารที่สอดคล้องกับกลุ่มของอิเล็กทรอนิกส์ไฟล์ดังกล่าวโดยอัตโนมัติ” โมดูลนี้สามารถกำหนดเงื่อนไขของการจัดเก็บอัตโนมัติ (Task) ได้ดังนี้

• แบบให้ทำงานด้วยมือ (Run Once) คือ จะทำงานเมื่อมีผู้ใช้งานมากดปุ่มสั่งทำงาน
• แบบตารางเวลาที่กำหนด (Time Schedule) คือ จะทำงานเมื่อถึงเวลาที่กำหนดให้เริ่มงานอัตโนมัติ
• แบบทันทีทันได้หากเงื่อนไขเป็นจริง (Watching Folder) คือ จะทำงานเมื่อมีไฟล์เอกสารเข้ามาที่โฟลเดอร์ถูกจ้องมอง

• DocnFlow^TM Recognition Small-Sized Server (ABBYY FRCE)
  เป็นโมดูลที่ทำงานร่วมกับไฟล์เอกสารภาพ หรือที่เรียกว่า Image file เช่น TIFF, JPG, PDF และ DjVU ซึ่งเก็บไว้ในระบบ DocnFlow^TM เพื่อที่จะ “แปลงไฟล์เอกสารภาพให้เป็นไฟล์ข้อความ TXT” และ “แปลงเป็นไฟล์ Searchable PDF” พร้อมๆกัน เมื่อได้ข้อมูลประเภทข้อความจากไฟล์ข้างต้นแล้ว ระบบ DocnFlow^TM จะนำไปสร้างความสามารถด้านการ “สืบค้นในเนื้อความของไฟล์เอกสารภาพ หรือ Full Text Search”

• DocnFlow^TM Quick Store and Notifications
  เป็นโมดูลที่อำนวยความสะดวกในด้าน การจัดเก็บ และการปรับปรุงเอกสาร ให้ผู้ปฏิบัติงานที่ต้องเกี่ยวข้องกับงานลักษณะนี้ มีความสะดวก และรวดเร็วในการทำงานมากขึ้น เพราะจะทำงานผ่านหน้าต่างขนาดเล็กที่ออกแบบใหม่ เพื่อลดความซับซ้อนในการทำงานปกติภายในโมดูล DocnFlow^TM Windows Client และอีกความสามารถที่มีในโมดูล DocnFlow^TM QSAN นี้ คือ มีการกำหนดการแจ้งเตือนได้ เมื่อมีการเอกสารเก็บข้อมูลเข้า หรือ ปรับปรุงข้อมูลในระบบ DocnFlow^TM แล้วจะให้เกิดการเตือนไปยังบุคคล หรือ กลุ่มบุคคลใดบ้าง

• DocnFlow^TM Recognition Enterprise Server (ABBYY Engine)
  เป็นโมดูลที่ทำงานร่วมกับไฟล์เอกสารภาพ หรือที่เรียกว่า Image file เช่น TIFF, JPG, PDF และ DjVU เพื่อที่จะ “อ่านและดึงข้อมูลที่เป็นข้อความ” ออกจากเนื้อเอกสารซึ่งถูกเก็บในลักษณะที่เป็นภาพ เมื่อได้ข้อมูลประเภทข้อความจากไฟล์ข้างต้นแล้ว ระบบ DocnFlow^TM จะสร้างความสามารถด้านการ “สืบค้นในเนื้อความของไฟล์เอกสารภาพ หรือ Full Text Search” ให้เกิดขึ้นได้กับเอกสารภาพได้ ส่วนในกรณีที่เป็นไฟล์นามสกุล PDF ระบบก็จะสามารถเปลี่ยนให้เป็น Searchable PDF ได้ด้วย การทำงานของโมดูลนี้จะทำงานแบบ Back-end process มีตารางเวลาทำงานที่แน่นอน คือเมื่อถึงเวลาที่กำหนด โมดูลนี้จะเริ่มเข้าไปจัดการไฟล์เอกสารในแต่ละรายการข้อมูลอินเด็กซ์ที่ซึ่งยังไม่ผ่านขั้นตอนของการ “รู้จำข้อมูล” เพื่อให้ได้มาซึ่ง “ข้อมูลประเภทข้อความ” จากนั้นระบบจะนำข้อมูลข้อความนี้ไปเข้าสู่กระบวนการที่ทำให้เกิดความสามารถ “การสืบค้นแบบ Full Text”

• DocnFlow^TM Web Search
  เป็นโมดูลเปิดช่องทางการเข้าใช้งานระบบ DocnFlow^TM ผ่านทาง Web Server ซึ่งโมดูลนี้อนุญาตให้ผู้ใช้งานระบบ DocnFlow^TM ทำการสืบค้น และจัดเก็บข้อมูลผ่านทาง Web Browser ชั้นนำเช่น Microsoft Internet Explorer, Firefox, Chrome หรือ Safari ได้ (ที่เครื่องไคลเอนต์ต้องอนุญาตให้ติดตั้ง Microsoft Silverlight ด้วยเพื่อการเปิดไฟล์รูปภาพได้อย่างสมบูรณ์ )

• DocnFlow^TM Web Access
  เป็นโมดูลเปิดช่องทางการเข้าใช้งานระบบ DocnFlow^TM ผ่านทาง Web Server ซึ่งโมดูลนี้อนุญาตให้ผู้ใช้งานระบบ DocnFlow^TM ทำการสืบค้น และจัดเก็บข้อมูลผ่านทาง Web Browser ชั้นนำเช่น Microsoft Internet Explorer, Firefox, Chrome หรือ Safari ได้ (ที่เครื่องไคลเอนต์ต้องอนุญาตให้ติดตั้ง Microsoft Silverlight เพื่อใช้เป็น control ช่วยในการติดต่อกับเครื่องสแกนเนอร์ และจำเป็นต้องอนุโลมการเปิดใช้งานข้อกำหนดความปลอดภัยบางอย่างภายใน web browser แต่ละตัว)

• DocnFlow^TM High Compress&Secure
  เป็นโมดูลที่ใช้บีบอัดไฟล์เอกสารรูปภาพ จำพวก TIFF,JPG และ PDF ให้อยู่ในรูปนามสกุล DjVU และเป็น High Compressed PDF ก็ได้เช่นกัน โมดูลนี้จะทำให้ขนาดไฟล์เดิมของไฟล์ต้นฉบับลดลงประมาณ 2-10 เท่า หากไฟล์ต้นฉบับเป็นเอกสารขาว-ดำ และ สามารถลดลงได้ถึง 1000 เท่าหากไฟล์ต้นฉบับบันทึกเป็นเอกสารสี 24 บิต และยังสามารถกำหนดรหัสผ่านฝั่งเข้าไปในเอกสารที่ผ่านการบีบอัดแล้ว เพื่อสร้างความปลอดภัยให้กับเอกสารเพิ่มมากขึ้น ทำให้ผู้ที่ต้องการเปิดเอกสารนี้จำเป็นต้องทราบรหัสผ่านมิฉะนั้นก็ไม่สามารถดูเนื้อหาข้างในได้ ถึงแม้ว่าตนเองจะมีสิทธิ์ในการ เข้าถึงและเปิดอ่านเอกสารผ่านในระบบ DocnFlow^TM หลักก็ตาม

โมดูลนี้สามารถกำหนดเงื่อนไขของการแปลงและบีบอัดข้อมูลจัดเก็บอัตโนมัติ (Task)

• แบบให้ทำงานด้วยมือ (Run Once)
• แบบตารางเวลาที่กำหนด (Time Schedule)
• แบบทันทีทันได้หากเงื่อนไขเป็นจริง (Watching Folder)