“ที่เดียวที่คุณสามารถ ทำการสแกน/นำไฟล์เข้า, จับข้อมูลที่สนใจจากเอกสาร และสร้างไฟล์ผลลัพธ์ให้เป็นเอกสารภาพ พร้อมกับไฟล์เก็บข้อมูลอินเด็กซ์
   |
ที่เดียวที่คุณสามารถ ทำการสแกน จับข้อมูลจากไฟล์สแกนและสร้างไฟล์ผลลัพธ์เป็นเอกสารภาพพร้อมกับไฟล์อินเด็กซ์ โปรแกรม N2N Capture เป็นซอฟต์แวร์เพื่อช่วยให้งานสแกนเอกสารประจำวันของคุณ กลายเป็นเรื่องง่าย เพิ่มผลิตผลของงานสแกนมากขึ้น ด้วยหน้าต่างโปรแกรมที่ออกแบบให้ตรงกับการทำงานของผู้ที่ต้องอยู่กับงานสแกนทั้งวัน เครื่องไม้เครื่องมือต่างๆเพื่อช่วยให้การจัดการเอกสารภาพเป็นเรื่องที่ง่ายสะดวกสบาย คุณสมบัติพิเศษที่สามารถจับข้อมูลออกจากไฟล์สแกนด้วยเทคโนโลยีที่เรียกว่า “OCR” ทำให้คุณสามารถเอาข้อความตรงบริเวณที่สนใจบนเอกสาร บันทึกออกมาให้เป็นไฟล์ข้อความด้วย รวมถึงข้อมูลประเภท “บาร์โค้ด” โปรแกรม N2N Capture ก็สามารถอ่านได้เช่นกัน หน้าต่างโปรแกรมแบ่งงานชัดเจน เข้าใจง่าย พื้นฐานการออกแบบโปรแกรม N2N Capture ตั้งอยู่บนแนวคิดที่ว่า “ติดตั้งโปรแกรมแล้ว เปิดมาใช้งานได้เลย” ดังนั้นตัวโปรแกรมจึงมีการแบ่งสัดส่วนของงานแต่ละงาน แยกออกมาให้เห็นอย่างชัดเจน ผู้ใช้งานที่เคยใช้งานโปรแกรมที่มากับเครื่องสแกนเนอร์ทั่วๆไป หรือ เคยผ่านการใช้โปรแกรมจำพวก Document Capture ก็จะค่อนข้างคุ้นชิน หรือ อาจจะใช้เวลาปรับตัว เพื่อเรียนรู้การใช้งานโปรแกรม N2N Capture นี้ไม่นาน แต่หากว่าติดข้อสงสัยอะไรในการใช้งานแต่ละเมนู แต่ละปุ่มคำสั่ง คุณก็สามารถเรียก คู่มือการใช้โปรแกรม ขึ้นมาได้ทันที แปลงพื้นที่ที่สนใจบนเอกสาร ให้กลายเป็นข้อความและนำไปใช้งานต่อ ด้วยคุณสมบัติด้านการ จับข้อความบนเอกสารภาพ (OCR) และ สร้างเอกสารแม่แบบ (Form Template) ที่มีให้ใช้งานภายในโปรแกรม N2N Capture นี้ เอื้อประโยชน์ให้งานสแกนเอกสารเป็นอะไรที่มากกว่า แค่การสแกนเอกสาร และบันทึกเก็บลงฮาร์ดดิสก์ คุณสามารถสร้างแม่แบบเอกสารให้กับเอกสารที่มีลักษณะเป็นฟอร์ม เช่น เอกสารใบกำกับภาษี เป็นต้น ได้มากเท่าที่ต้องการ จากนั้นบอกให้โปรแกรม N2N Capture เรียกเอกสารแม่แบบที่คุณได้สร้างไว้ มาทำงานระหว่างการสแกน ซึ่งผลลัพธ์สุดท้ายที่ได้ออกมาก็คือ คุณจะได้ไฟล์ประเภท csv หรือ xls ที่ภายในนั้นมีข้อมูลข้อความเรียงต่อกันเป็นแถว เป็นคอลัมน์ ตามที่ได้ถูกกำหนดไว้ในเอกสารแม่แบบนั้นๆ ทำให้คุณสามารถนำเอาข้อมูลใน csv หรือ xls นี้ไปใช้งานต่อร่วมกับระจัดเก็บเอกสาร หรือ e-Document ได้ทันที |
หนึ่งคุณสมบัติที่โดดเด่นที่มีให้ใช้งานภายในซอฟต์แวร์ N2N Capture ก็คือ ความสามารถในงาน “จับข้อมูลภายในโซน หรือ บริเวณที่สนใจ หรือ Zone OCR” ภายในเอกสารที่มีลักษณะโครงสร้างข้อมูลที่คงที่ หรือที่มักเรียว่า Fixed Form
คุณสมบัตินี้จะเหมาะกับงานสแกนเอกสาร ที่ต้องการจับข้อมูลในเอกสารที่มีข้อมูลที่สนใจที่อยู่ ณ ตำแหน่งเดิม ตำแหน่งเดียวกัน ไม่ว่าจะสแกนเข้ามาในโปรแกรม N2N Capture นี้กี่ครั้งก็ตาม อาทิเช่น
-
- เอกสารใบกำกับภาษีของ บริษัท เอ ต้องการจับข้อมูลทั้งหมด 10 จุด ก็จะถูกทำงานกับ แม่แบบเอกสารที่สร้างเพื่อทำงานกับใบกำกับภาษีของ บริษัท เอนี้ โดยทำการตีกรอบข้อมูลที่สนใจครบทั้ง 10 จุด และแม่แบบเอกสารที่ออกแแบไว้ จะทำงานกับเอกสารชนิดอื่นๆของบริษัทเอ หรือ เอกสารประเภทเดียวกันของบริษัทอื่นๆร่วมไม่ได้ เนื่องจากข้อมูลที่จับจะไม่ตรงตามที่ออกแบบไว้ในแม่แบบเอกสารนี้
- เอกสารใบกำกับภาษีของ บริษัท บี ต้องการจับข้อมูลทั้งหมด 5 จุด ก็จะถูกทำงานกับ แม่แบบเอกสารที่สร้างเพื่อทำงานกับใบกำกับภาษีของ บริษัท บีนี้ โดยทำการตีกรอบข้อมูลที่สนใจครบทั้ง 5 จุด และแม่แบบเอกสารที่ออกแแบไว้ จะทำงานกับเอกสารชนิดอื่นๆของบริษัทบี หรือ เอกสารประเภทเดียวกันของบริษัทอื่นๆร่วมไม่ได้ เนื่องจากข้อมูลที่จับจะไม่ตรงตามที่ออกแบบไว้ในแม่แบบเอกสารนี้
ภาพหน้าต่าง Template Settings นี้ แสดงให้เห็นว่าโปรแกรม N2N Capture สามารถสร้าง Fixed Form Template ได้มากกว่า 1 แบบ และเมื่อผู้ใช้งานต้องการใช้งานร่วมกับเอกสารชนิดใด ก็เพียงเลือก Template ที่ตรงกับ รูปแบบของเอกสารนั้นๆ ผ่านเมนู Batch เพียงเท่านี้ ก็จะได้ข้อมูลผลลัพธ์ที่เป็น Text File หรือ ไม่ก็นำ ข้อมูลในโซนเอกสารที่สนใจ มาทำใช้เพื่อการสร้างเป็นชื่อไฟล์ใหม่ให้กับเอกสารนั้นๆก็ทำได้เช่นกัน
ในเวอร์ชั่นปัจจุบัน N2N Capture ก็สามารถทำงานร่วมกับเอกสารภาษาไทย เพื่อทำการจับข้อมูลตัวอักษรภาษาไทย (THAI OCR ) ออกจากเอกสารภาพ เพื่อนำไปใช้งานต่อได้แล้ว
- บันทึกไฟล์ผลลัพธ์ได้หลากหลายนามสกุล
 |
N2N Capture สามารถบันทึกในรูปแบบต่อไปนี้
|
- ขนาดไฟล์ใหญ่ไปไหม N2N Capture มีทางออก (โมดูลเสริมพิเศษ)
งานแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์เอกสารภาพ ผ่านเครื่องสแกนเนอร์ความเร็วสูง 
และซอฟต์แวร์เพื่องานสแกน ไฟล์ผลลัพธ์ที่มักเป็นที่นิยมต่อการบันทึกเก็บไว้ใช้งานในภายหลัง คงหนีไม่พ้น PDF กับ TIFF และเมื่องานสแกนมีเยอะเพิ่มมากขึ้น ปัญหาที่ตามก็คงเป็นเรื่องของการจัดการพื้นที่บนฮาร์ดดิสก์ แล้วยิ่งหากต้องการสแกนเอกสารด้วยความละเอียดตั้งแต่ 300 dpi ขึ้นไป เพื่อให้เอกสารทีความคมชัดเพียงพอต่อความต้องการของซอฟต์แวร์ประเภท OCR ด้วยแล้ว ขนาดของไฟล์ก็จะใหญ่เพิ่มตามความละเอียดที่ใช้ในการสแกน อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่อีกหนึ่งคุณสมบัติเด่นของโปรแกรม N2N Capture ที่สามารถเลือกการบีบอัดไฟล์ (Djvu compression) ให้มีขนาดที่เล็กลงกว่าปกติ และไม่ไปกระทบต่อคุณภาพของไฟล์เอกสาร เลือกบันทึกให้เป็นไฟล์แบบ HCP-PDF หรือ Djvu ก็ได้ นับว่าเป็นคุณสมบัติที่น่าจับตามองต่องานสแกน และจัดเก็บเอกสารอย่างแท้จริง
- สแกนรวบยอด เอกสารถูกเป็นชุดๆให้อัตโนมัติ
ในงานที่คุณจำเป็นต้องแยกชุดเอกสารก่อนการสแกน เพื่อไม่ให้ไฟล์ผลลัพธ์ที่ได้ เกิดการปะปนกันระหว่างชุดเอกสาร ซึ่ง….คุณจำเป็นต้องสแกนเอกสารให้จบเป็นชุดๆไป มันจะดีกว่าไหม หากมีโปรแกรมที่สามารถใช้ข้อมูลบนเอกสารมาเป็นตัว “แยกชุดเอกสารให้โดยอัตโนมัติ”
ด้วยความสามารถในการทำ Form Template และการอ่าน OCR/THAI OCR และ Barcode ได้ของโปรแกรม N2N Capture ทำให้คุณสามารถสแกนเอกสารหลายๆชุดไปพร้อมกันในการสแกนครั้งเดียว จากนั้นโปรแกรมจะทำการแยกเอกสารเป็นชุดๆ และบันทึกเป็นไฟล์ออกมาให้อย่างอัตโนมัติ (ฺทำงานในโหมด Batch Scanning)
- ส่งผลลัพธ์ไปได้มากกว่าการบันทึกเป็นไฟล์เอกสารภาพธรรมดา
นอกจากจะสามารถบันทึกไฟล์เอกสารที่ได้จากการสแกนให้อยู่ในรูปแบบนามสกุล PDF, JPG,TIFF, BMP และบันทึกลงสู่ฮาร์ดดิสก์แล้ว โปรแกรม N2N Capture ก็สามารถส่งไฟล์ผลลัพธ์ไปผู้ให้บริการการเก็บข้อมูลแบบกลุ่มเมฆ (Cloud Service Providers)
ที่นิยมใช้กันอย่างเช่น Microsoft OneDrive และ Dropbox หรือหากต้องการเก็บไปยังระบบ Content Management อย่างเช่น Microsoft SharePoint ก็สามารถทำได้ หากต้องการนำไฟล์ไปเก็บไว้ที่เครื่องผู้ให้บริการเก็บไฟล์ผ่านโปรโตคอลแบบ FTP ก็เป็นไปได้ด้วยเช่นกัน
หน้าต่างเพื่อการส่งไฟล์ไปยัง SharePoint Server
- การกำหนดชื่อไฟล์และโฟลเดอร์อย่างอัตโนมัติ
N2N Capture เปิดให้ผู้ใช้งานสามารถกำหนดรูปแบบของชื่อไฟล์ หรือ ชื่อโฟลเดอร์ตามต้องการได้ โดยใช้ค่าตั้งต้นที่โปรแกรมสร้างมาให้เลือก หรือ สามารถใช้ข้อมูลอินเด็กซ์ฟิล์ด ที่ได้มาจากการทำงานร่วมกับ Recognition Template (แท็บ User Fields) ซึ่งสามารถเข้าไปทำการตั้งค่าได้เหล่านี้หน้าต่าง Batch Settings
 |
 |
 |
- เลือกภาษาในการแสดงผล
ระบบรองรับการสลับภาษา ตามความถนัดของผู้ใช้งาน ซึ่ง ณ ปัจจุบัน รองรับการแสดงได้ทั้งแบบ ภาษาไทย และ ภาษาอังกฤษ
- เปลี่ยนสีพื้นของหน้าต่างโปรแกรม
เปลี่ยนสีของหน้าต่างโปรแกรมได้ตามความชื่นชอบ หรือเพื่อให้เหมาะกับการทำงานกับโปรแกรมเป็นเวลานาน และถนอมสายตาไปพร้อมๆกัน
