แนะนำผลิตภัณฑ์: ซอฟต์แวร์ DocnFlow

โซลูชั่นเพื่อบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
สำหรับองค์กรขนาดกลาง และขนาดเล็ก

DocnFlow ซอฟต์แวร์คนไทยเพื่อคนไทย

DocnFlow Suite คือ ซอฟต์แวร์เพื่อใช้สำหรับบริหาร จัดการไฟล์เอกสารภาพ และ ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แบบรวมศูนย์ รองรับกับไฟล์รูปแบบต่างๆที่มีใช้งานกันภายในสำนักงานปัจจุบัน โดยข้อมูลจะถูกนำมาเรียบเรียงเก็บไว้ในลักษณะตู้เอกสารเสมือนจริง คือ จะมีมุมมองแบบลำดับชั้น เริ่มที่ตู้เอกสาร ลิ้นชัก แฟ้ม และสุดท้ายก็คือตัวเอกสาร…

โซลูชั่นนี้เหมาะสำหรับองค์กรธุรกิจทั้งขนาดกลง และขนาดเล็ก DocnFlow เป็นเสมือนศูนย์รวมของโซลูชั่นเพื่อการจัดการข้อมูลช่วยให้คุณได้ใช้ข้อมูลสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว ส่งข้อมูล หรืองานออกไปในรูปแบบของผลลัพธ์ต่างๆที่ก่อให้เกิดประสิทธิผลต่อกระบวนการต่างๆในเชิงธุรกิจได้ เช่น ส่งไฟล์ผ่านระบบอีเมล์ของ Microsoft Outlook หรือ สรุปรายการข้อมูลที่เป็นอินเด็กซ์ออกไปอยู่ในรูปแบบฟล์ XML เป็นต้น ด้วย

DocnFlow จะทำให้คุณเข้าถึงข้อมูลที่สนใจได้เร็วขึ้นกว่าระบบงานกระดาษเดิมๆ ข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญ จะถูกเก็บไว้ที่ศูนย์กลางซึ่งมีความปลอดภัยสูง เข้าถึงข้อมูลผ่านทางอุปกรณ์พกพา เช่น Laptop หรือ Tablet ก็ได้ ทำให้เกิดความคล่องตัวสูงต่อการทำงานนอกสถานที่เพียงเชื่อมต่อระบบผ่านสัญญาณเครือข่ายโทรศัพท์ หรือ WIFI

องค์ประกอบของระบบ DocnFlow

ซอฟต์แวร์ DocnFlow แยกเป็น 3 องค์ประกอบด้วยกัน คือ “โหมดการทำงานของผู้ให้บริการที่จะติดตั้งและให้การบริการอยู่บนเครื่องเซิร์ฟเวอร์” และ “โหมดการทำงานของผู้ขอรับบริการที่จะติดตั้งและขอรับบริการอยู่บนเครื่องไคลเอนต์” และ “โหมดการทำงานส่วนเสริมพิเศษ ที่พัฒนาแยกออกมาเป็นโมดูลตามแต่ลักษณะของงาน หรือ พัฒนาเพิ่มตามความต้องการที่แตกต่างกันของแต่ละองค์กร”

องค์ประกอบของระบบที่ทำงานบนเครื่องเซิร์ฟเวอร์ จะทำงานภายใต้ระบบปฏิบัติการวินโดว์ (Windows®) ซึ่งทำงานบน Microsoft® Windows® 2016 หรือแม้กระทั่ง Microsoft® Windows® 8 สำหรับการเชื่อมต่อจากภายนอกองค์กรเพื่อเข้ามาสืบค้นข้อมูลภายในระบบ จะทำงานผ่านเข้ามาทางโปรโตคอล HTTP ซึ่งก็คือ อินเทอร์เน็ตและอีเทอร์เน็ต ตัวระบบจะให้บริการผ่านบริการ Internet Information Service ของวินโดว์ซึ่งสามารถทำงานได้ตั้งแต่เวอร์ชั่น 7.0 ขึ้นไป และสุดท้ายส่วนที่ใช้เก็บข้อมูล จะแบ่งเป็น 2 ส่วนคือส่วนที่ใช้เก็บข้อมูลคำค้น หรือดัชนีของเอกสาร และ ส่วนที่เก็บไฟล์เอกสารจริง โดยในส่วนแรกจะเก็บข้อมูลไว้บนระบบจัดการฐานข้อมูล ซึ่ง DocnFlow สามารถทำงานได้กับซอฟต์แวร์จากค่ายไมโครซอฟต์ ซึ่งก็คือ Microsoft® SQL Server ทั้งรุ่น Standard และ Express

องค์ประกอบของระบบที่ทำงานบนเครื่องไคลเอนต์ จะทำงานภายใต้ระบบปฏิบัติการวินโดว์ (Windows®) ซึ่งทำงานได้ทั้งบนเวอร์ชั่น Microsoft® Windows® 8 ขึ้นไป และ โปรแกรมท่องอินเทอร์เน็ต (หรือ Web Browser) ที่ทำงานร่วมกับระบบ DocnFlow ได้คือ Microsoft® Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, etc. โปรแกรมประยุกต์ที่ทำงานบนเครื่องลูกข่านถูกพัฒนาขึ้นมาโดยเลียนแบบขั้นตอน และวิธีการทำงานจริง โดยสรุปขั้นตอนใหญ่ๆออกมาเป็น 4 ขั้นตอนคือ สแกนหรือนำข้อมูลเข้า กำหนดดัชนี การนำเก็บและคลุมสิทธิ์ และสุดท้ายคือ สืบค้นข้อมูล นั่นเอง

องค์ประกอบของส่วนเสริมพิเศษ (Add-on components) ที่สามารถทำงานร่วมกับระบบที่ทำงานบนบนเครื่องเซิร์ฟเวอร์ และ ทำงานร่วมกับะบบที่ทำงานบนเครื่องเครื่องไคลเอนต์ โดยส่วนใหญ่องค์ประกอบส่วนเสริมพิเศษที่ว่านี้ จะเน้นไปที่งานด้านการจับข้อมูลออกจากเอกสารรูปภาพ (Data Capturing and Recognition) และ งานด้านการบีบอัดเอกสารรูปภาพให้มีขนาดที่เล็กที่สุดเท่าที่จะสามารถบีบได้โดยที่ยังคงลักษณะคุณภาพของไฟล์เอกสารรูปภาพได้เหมือนกับคุณภาพดั่งเดิมในเอกสารรูปภาพต้นฉบับ (Data Compression)

ทำไม DocnFlow ถึงจำเป็น?

เป็นที่ทราบกันดีแล้วว่ากระดาษถือได้ว่าเป็นตัวกลางที่ใช้เก็บข้อมูลที่มีความเสี่ยงสูง ไฟไหม้ น้ำท่วม และขโมย สิ่งเหล่านี้ทำให้ความน่าเชื่อถือของกระบวนการในการเก็บรักษาเอกสารของคุณลดลง หากได้รับการดูแลที่ไม่ดีพอ และในกรณีที่คุณนำเอกสารของคุณไปเก็บไว้ตามบริษัทที่รับดูแลเอกสาร หรือคลังเอกสาร คุณก็จะประสบกับปัญหาเรื่องของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น สำหรับการเรียกค้นเอกสารที่ต้องการ มันไม่ใช่ค่าใช้จ่ายเป็นรายปีเท่านั้น แต่นับเป็นรายครั้งในการเรียกใช้งานเอกสารด้วย! การบันทึกและจัดการข้อมูลในรูปแบบดิจิตอลด้วย DocnFlow ทำให้ประเด็นด้านความปลอดภัยของข้อมูลมีสูงขึ้น ความต่อเนื่องของการตัดสินใจในการดำเนินธุรกิจเร็วขึ้น การเข้าถึงข้อมูลในระยะยาวมีความง่ายและสะดวกขึ้น และการกู้ระบบที่อาจจะพังเสียหายมีความยืดหยุ่น และปลอดภัยมากขึ้นกว่าข้อมูลที่อยู่ในรูปของเอกสารกระดาษ และ มากไปกว่านั้น

• • DocnFlow ทำให้ความต้องการในการสำรองพื้นที่ที่ต้องใช้เป็นที่เก็บเอกสารกระดาษลดลง
  • DocnFlow ทำให้ความต้องการในการสำเนาเอกสารซ้ำๆ ที่ต้องเกิดขึ้นในแต่ละวันขององค์กรลดลง
  • DocnFlow ทำให้เงินตราที่ต้องใช้จ่ายไปเพื่อเตรียมอุปกรณ์ เตรียมวัสดุสิ้นเปลืองต่างๆเพื่อการสำเนาเอกสารเช่น หมึก กระดาษ ลดลง
  • DocnFlow ทำให้ค่าใช้จ่ายในการขนส่งเอกสารลดลง
  • DocnFlow ทำให้เวลาที่สูญเสียไปเพื่อการเสาะหาเอกสารที่ต้องการในกองเอกสารกองโตลดลง
  • DocnFlow ช่วยลดขั้นตอนต่างๆที่ต้องเกิดขึ้นในการนำข้อมูลเข้าระบบเมื่อเทียบกับวิธีการทำงานแบบดั่งเดิม อาทิเช่น ต้องป้อนข้อมูลอินเด็กซ์ด้วยการพิมพ์ให้กับทุกกรอบรับข้อมูล (Input fields)
  • DocnFlow ช่วยกระจายข่าวสาร ข้อมูลต่างๆที่เกิดขึ้นภายในองค์กรได้เร็วหากเทียบกับการเดินเอกสารด้วยกระดาษ
  • DocnFlow ช่วยให้การอพยพข้อมูลที่หมดอายุแล้วออกจากระบบ เป็นไปโดยอัตโนมัติ
  • DocnFlow ช่วยลดการป้อนข้อมูลผิดๆ หรือมักเรียกว่าข้อมูลขยะเข้าสู่ระบบจัดการเอกสารและข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยเทคโนโลยีการทำ OCR, Zoned OCR, Barcode separation และ หากต้องการอะไรที่เจาะจงไปมากกว่าเทคโนโลยีที่มีเหล่านี้ ก็สามารถพัฒนาขยายความสามารถเพิ่มได้ด้วยการเขียนโปรแกรม
  • DocnFlow มีกลวิธีเพื่อปกป้องการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
  • DocnFlow ช่วยเพิ่มพูนความพึงพอใจให้กับลูกค้าภายใน และ ภานนอกองค์กรได้ เนื่องจากสามารถตอบสนองความต้องการได้เร็วกว่าหลายเท่าตัว หากเทียบกับเอกสารที่เก็บไว้ในแฟ้ม

ข้อมูลการวิจัยเพิ่มเติมจาก PricewaterhouseCoopers บนสภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกกับงานเอกสารกระดาษที่องค์กรทั่วๆไปกำลังเผชิญอยู่ในปัจจุบัน ท่านอาจจะเห็นความสำคัญของการมีระบบจัดการเอกสารและข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ๆว้ใช้ในองค์กรมากยิ่งๆขึ้นก็เป็นได้

• • กระดาษที่ถูกจัดการในแต่ละวันโดยเฉลี่ยของแต่ละสำนักงาน กว่า 90 เปอร์เซ็นต์ที่ผ่านการจัดการแบบผสมปนเปกันไป
  • เอกสารโดยเฉลี่ยแล้ว จะถูกนำมาสำเนากว่า 19 ครั้ง
  • บริษัทต้องจ่ายค่าแรงงานเพื่อการจัดหมวดหมู่เอกสารที่ 20 เหรียญดอลล่าห์สหรัฐ ต่อ 1 เอกสาร ต้องจ่าย 120 เหรียญดอลล่าห์สหรัฐ เพื่อที่จะหาเอกสารที่ได้รับการจัดเก็บอย่างไม่ถูกวิธี และต้องจ่าย 220 เหรียญดอลล่าห์สหรัฐ สำหรับการทำเอกสารใหม่ให้กับเอกสารที่สูญหายไปแล้ว
  • 7.5 เปอร์เซ็นต์ของเอกสารทั้งหมด คือ เอกสารที่สูญหาย ตัวเลข 3 เปอร์เซ็นต์จากเอกสารที่สูญหาย คือเอกสารถูกจัดเก็บแบบผิดๆ จนไม่สามารถค้นหาพบ
  • ผู้ชำนาญการต้องใช้ 5 -15 เปอร์เซ็นต์ในเวลาของเขา เพื่อการอ่านข้อมูลข่าวสารต่างๆ และ มากกว่า 50 เปอร์เซ็นต์ในเวลาของพวกเขา ที่ถูกใช้ไปเพื่อค้นหาข้อมูลข่าวสารเหล่านั้น

ประโยชน์ในแง่

• • ติดตั้งได้รวดเร็วและให้ผลตอบแทนจากการลงทุนสูงสุด
    DocnFlow มีความพร้อมต่อสภาพแวดล้อมด้านโครงข่ายที่มีใช้งานอยู่ในปัจจุบันของท่าน โดยปราศจากการพัฒนาโปรแกรมขึ้นมาพิเศษเพิ่มเติม หรือ การปรับปรุงความสามารถทางด้านอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ที่มีราคาแพงใดๆก็ไม่มีความจำเป็น ตัวระบบมีความเข้ากันได้กับ Windows XP, 2003, 2008, Vista™ และ Seven และรองรับการทำงานกับโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล Microsoft SQL Server® และเพื่อให้ง่ายต่อการตั้งค่าต่างๆใน Firewall ตัวระบบจะใช้โปรโตคอล HTTP เป็นตัวกลางในการประสานการติดต่อระหว่างผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์เข้าระบบได้ทั้งแบบเครือข่ายท้องถิ่น หรืออีเทอร์เน็ต หรือติดต่อมาจากภายนอกผ่านโครงข่ายอินเทอร์เน็ตก็ได้เช่นกัน สำหรับผู้ใช้งานที่ทำงานบน Windows จะติดต่อระบบได้โดยตรงผ่านโปรโตคอลเครือข่าย TCP/IP

• • ลดปริมาณงานด้านจัดการเอกสารที่ต้องใช้ทั้งแรงงาน และเวลา
    เมื่อเอกสารได้ผ่านขั้นตอนของการสแกนด้วยอุปกรณ์สแกนเนอร์ หรือ มัลติฟังก์ชั่นเรียบร้อยแล้ว เอกสารก็จะอยู่ในรูปของดิจิตอลไฟล์ ทำให้การทำงานกับไฟล์ดังกล่าวนี้มีความสะดวก คล่องตัวมากยิ่งขึ้น โดย
  • สามารถเก็บเวอร์ชั่นให้กับเอกสารแต่ละชุดได้ เมื่อนำเก็บเข้าระบบ DocnFlow ทำให้ผู้เข้าใช้ระบบสามารถดูประวัติย้อนหลังของเอกสารในแต่ละรายการข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
  • หากต้องการจะให้พนักงานคนอื่นๆได้รับทราบข้อมูลของเอกสารนี้ ก็สามารถส่งผ่านระบบอีเมล์ได้ทันที ไม่จำเป็นต้องไปสำเนาเอกสารให้สิ้นเปลืองอีก
  • หรือหากต้องการระบุข้อความเพิ่มเติมให้กับหน้าเอกสารก็สามารถทำได้ด้วยเครื่องมือที่ชื่อว่า “เครื่องมือทำหมายเหตุประกอบ (Annotation tools)” ที่มีให้ใช้ภายในระบบ DocnFlow จากนั้นก็บันทึกข้อความหมายเหตุ ซึ่งจะติดไปกับเอกสารรูปภาพและนำส่งให้กับผู้รับปลายทาง โดยวิธีการเดิมคือ เขียนข้อความหมายเหตุไว้ในเศษกระดาษ และ ใช้กาวแปะไปบนเอกสารตัวจริงหรือตัวสำเนาเพื่อให้ผู้รับปลายทางรับทราบ ไม่มีความจำเป็นอีกต่อไป
  • การค้นหาเอกสาร โดยสร้างความสัมพันธ์ให้กับการค้นหาเอกสารที่เฉพาะเจาะจง สามารถทำได้ง่ายและเร็ว หากเอกสารอยู่ในรูปแบบดิจิตอลไฟล์ และเก็บอยู่ภายในระบบ DocnFlow เพราะในระบบ DocnFlow มีคุณสมบัติเพื่อการค้นหาเอกสารอยู่ 3 แบบ คือ “การค้นหาแบบธรรมดา” “การค้นหาด้วยโครงร่างที่กำหนด” และ “การค้นหาด้วยกลุ่มตัวอักษร หรือ การค้นหาขั้นสูง”
  • เอกสารที่เป็นดิจิตอลไฟล์สามารถกำหนดความปลอดภัยได้โดยกำหนดชื่อและรหัสเข้าไปในเอกสารที่ถือว่ามีความสำคัญ ซึ่งต้องเป็นผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะสามารถรู้ข้อมูลที่เป็นชื่อ และ รหัสเพื่อใช้เปิดไฟล์เอกสารดังกล่าวได้ แตกต่างจากจากเอกสารที่ยังคงอยู่ในรูปของกระดาษอย่างชิ้นเชิง ซึ่งหากวางเอาไว้ไม่ถูกที่ถูกทาง เอกสารที่ว่าเป็นความลับสุดยอด ก็สามารถขึ้นมาอยู่ในโครงข่ายสาธารณะอย่างอินเทอร์เน็ตได้โดยง่าย