DocnFlow Features: Keys

• ดูแลระบบผ่านทางเว็บบราว์เซอร์

ระบบ DocnFlow^TM เปิดโอกาสให้ผู้ดูแลระบบ สามารถทำงานผ่านโปรแกรมที่ทำงานแบบ Window และแบบ Web ได้ ทำให้เกิดความยืดหยุ่นมากขึ้น หากผู้ดูแลระบบเกิดความจำเป็นต้องเข้าไปตรวจสอบ หรือปรับปรุงระบบ DocnFlow^TM ในขณะที่ตนเองไม่ได้นั่งทำงานอยู่ที่โต๊ะ แต่ก็ยังสามารถทำงานผ่านอุปกรณ์มือถือจำพวก Tablet ได้โดยผ่าน Web Browser ที่คุ้นเคย

• เทคโนโลยีการจับข้อมูล (OCR)

ระบบ DocnFlow ทั้งรุ่นเล็ก คือ Vault Plus และ รุ่นใหญ่คือ Standard ต่างก็มีความสามารถด้าน “การจับ/รู้จำข้อมูล” ในเอกสารรูปภาพที่มีนามสกุล TIFF, JPG และ BMP เป็นต้น ด้วยความสามารถนี้จะเป็นประโยชน์ต่อผู้นำข้อมูลเข้าระบบ ด้านการลดภาระของการป้อนข้อมูลจากเดิมที่ต้องคีย์เข้าไปทั้งหมด แต่หากมีการทำ OCR ก็จะสามารถลดภาระหรือขั้นตอนของการคีย์ลงไปได้มาก (การทำ OCR มีทั้งแบบ manual และ time schedule)

• ความปลอดภัยของข้อมูล

เมื่อมีการเก็บข้อมูลจากเครื่องลูกข่าย ส่งไปยังเครื่องแม่ข่าย ข้อมูลจะถูกแบ่งออกเป็น 2 ส่วนคือ เอกสาร และ คำค้น ไฟล์ส่วนที่เป็นเอกสารจะถูกนำไปเก็บไว้ในโฟลเดอร์ ซึ่งโฟลเดอร์ที่ถูกสร้างจากระบบ DocnFlow^TM จะมีความซับซ้อนไม่สามารถตามไปไล่ดูเอกสารได้เอง ต้องสืบค้นผ่านระบบ DocnFlow^TM เท่านั้น และเอกสารที่ถูกเก็บในระบบ DocnFlow^TM ยังสามารถกำหนด ให้ หรือไม่ให้ “เข้ารหัส (File Encryption)” ได้อีกด้วย ส่วนข้อมูลที่เป็นคำค้น จะถูกนำเก็บเข้าฐานข้อมูลของ Microsoft SQL Server ดังนั้นจะไม่ทำให้ฐานข้อมูลมีขนาดโตตามขนาดของไฟล์เอกสารที่เก็บเข้าระบบ DocnFlow^TM

• แม่แบบคำค้น

ในระบบ DocnFlow^TM จะมีคำว่า “Document Template หรือแม่แบบเอกสาร” หรือ อาจจะถูกเรียกไปอีกแบบหนึ่งว่า “แม่แบบคำค้น” ซึ่งก็มีความหมาย และหน้าที่เดียวกันทั้งหมด เพราะเจ้า DT นี้ก็คือ การรวมเอาคำค้นต่างๆที่คิดว่าจะถูกใช้ไปเพื่อการจัดเก็บ และสืบค้นข้อมูลภายใน 1 ตู้เอกสาร นำมาสร้างเป็น “Template หรือ แม่แบบเอกสาร” เก็บไว้ ซึ่งหากสร้างเสร็จแล้ว 1 แม่แบบ ก็สามารถนำไปผูกเข้ากับตู้เอกสาร 1 ตู้ หรือ จะผูกให้กับทุกๆตู้ ในระบบ DocnFlow^TM ก็สามารถทำได้ (แต่แนะนำให้สร้าง 1 DT ต่อ 1 ตู้เอกสาร)

ดังนั้นใน 1 ตู้เอกสารของระบบ DocnFlow^TM จะสามารถมีได้หลาย “ชุดคำค้น” ตัวอย่างเช่น “ตู้บัญชี” สามารถมี ชุดคำค้นของเอกสาร “งานกำกับภาษี”, “งานบัญชีเจ้าหนี้ ลูกหนี้”, “งานสรรพากร” อยู่ในตู้เอกสาร ตู้เดียวกันได้ เป็นต้น

• ชื่อผู้ใช้งาน กลุ่มผู้ใช้งาน และบทบาทผู้ใช้งาน

ระบบ DocnFlow^TM สามารถเลือกกำหนดสิทธิภายในตู้เอกสารหนึ่งๆ ให้กับ ชื่อผู้ใช้งาน หรือ กลุ่มผู้ใช้งาน หรือ บทบาทผู้ใช้งานได้ซึ่งจะทำให้เกิดความยืดหยุ่นสูงมาก ในประเด็นด้านการสร้างความปลอดภัยให้เกิดขึ้นกับรายการข้อมูลในแต่ละตู้เอกสาร เพราะสิทธิที่มีให้กำหนดในแต่ละตู้เอกสารมีมากกว่า 20 สิทธิ และในการสร้างสิทธิแต่ละครั้งให้กับแต่ละตู้เอกสาร ก็สามารถนำเอาสิทธิที่เคยสร้างไว้ให้กับตู้เอกสารหนึ่ง มาเป็นแม่แบบให้กับอีกตู้เอกสารหนึ่งได้ โดยที่ไม่จำเป็นต้องสร้างใหม่ทั้งหมด ก็จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ดูแลระบบ DocnFlow^TM ในด้านของลดขั้นตอนการสร้างสิทธิโดยนำสิทธิที่มีอยู่ใปรับใช้เพิ่มเติมที่หลังได้

• เก็บกิจกรรมอย่างละเอียด

สิ่งต่างๆที่เกิดขึ้นไม่ว่าจะเป็นการทำงานในฝั่งของผู้ดูแลระบบ และผู้ใช้งานทั่วไป ระบบ DocnFlow^TM จะทำการเก็บข้อมูลกิจกรรมที่สำคัญต่างๆ ที่เกิดขึ้นจากทั้ง 2 โปรแกรม อย่างต่อเนื่องตลอดเวลา และเมื่อต้องการนำเอารายการของกิจกรรมที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลเหล่านี้ ออกมาใช้งานก็สามารถทำได้โดยง่าย เพราะระบบจะมีตัวกรองให้เลือกใช้อย่างหลากหลาย จะเลือกออกรายงานสรุป เฉพาะบางกิจกรรม หรือ บางเครื่องลูกข่าย ก็สามารถทำได้ และบันทึกผลลัพธ์ออกมาให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ .XML

• เก็บข้อมูลอัตโนมัติ

ระบบ DocnFlow^TM จะมีโมดูลตัวหนึ่งที่ชื่อว่า DocnFlow^TM Import Scheduler มีหน้าที่ในการไปตรวจจับความเคลื่อนไหวภายในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่ง ว่าได้มีไฟล์เอกสาร หรือมีข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ใดๆถูกส่งเข้ามาที่โฟลเดอร์นั้นหรือไม่ ซึ่งหากมีไฟล์ถูกนำเก็บเข้ามา เจ้าโมดูลตัวนี้ก็จะนำเก็บเข้าสู่ระบบ DocnFlow^TM ตามเงื่อนไขที่ผูกไว้กับโฟลเดอร์นั้น โดยเงื่อนไขที่ว่านี้ ผู้ดูแลระบบ หรือ ผู้ใช้งานทั่วๆไปก็สามารถสร้างขึ้นมาเองได้ ไม่จำเป็นต้องไปเขียนโปรแกรมอะไรเพิ่มเติม แต่หากว่าองค์ใดๆมีความต้องการเพิ่มมากขึ้น โมดูลตัวนี้ก็ยังสามารถพัมนาต่อยอดความสามารถเป็นกรณีๆไปได้

• สร้างโครงสร้างตู้เอกสารจากไฟล์ข้อความ

การใช้งานระบบ DocnFlow^TM เริ่มแรก เมื่อผู้ใช้งานล๊อกเข้าระบบจะเห็นเพียงระดับของตู้เอกสารเท่านั้น จำเป็นต้องสร้างระดับของลิ้นชัก และโฟลเดอร์ให้เสร็จเรียบร้อย จึงจะสามารถนำข้อมูลต่างๆเข้าสู่ระบบ DocnFlow^TM ได้ ด้วยขั้นตอนที่ต้องมาสร้างลิ้นชัก และ โฟลเดอร์ภายหลัง ซึ่งจะยุ่งยากมากขึ้นหากว่า ในแต่ละตู้เอกสารจะต้องสร้างลิ้นชัก และโฟลเดอร์เป้นจำนวนมาก ดังนั้นระบบ DocnFlow^TM  จึงยอมให้ผู้ใช้งานเตรียมข้อมูลโครงสร้างของลิ้นชัก และโฟลเดอร์ให้เสร็จก่อน ในรูปแบบของ “Comma Separate Value” หรือการใช้ , เพื่อขั้นแยกให้กับแต่ละข้อมูล ด้วยความสามารถนี้ จะลดเวลาที่ใช้ไปเพื่อการเตรียมโครงสร้างระบบก่อนการเก็บเอกสารได้เป็นอย่างมาก

• สืบค้นหลายตู้พร้อมกัน

เป็นอีกหนึ่งความสามารถที่เป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับผู้สืบค้นที่ไม่แน่ใจว่า เอกสารที่ตนเองต้องการสืบค้นนั้น ถูกเก็บอยู่ภายในตู้เอกสารใด ก็ให้ใช้วิธีนี้ เพื่อที่จะเรียกตู้เอกสารขึ้นมาทั้งหมด และเลือกว่าจะใช้ตู้เอกสารอะไรบ้าง หรือจะใช้ทุกตู้ที่ผู้สืบค้นคนนั้น ได้รับสิทธิให้เข้าใช้งานก็ทำได้ จากนั้นก็กำหนดคำค้นลงไปที่กรอบรับข้อมูลและสั่งให้ระบบเริ่มทำการสืบค้น วิธีนี้จะใช้เวลาค่อนข้างนาน ตามจำนวนของตู้ที่ถูกเลือกเพื่อการสืบค้นแบบนี้ เพราะระบบจะต้องนำคำค้นนั้นๆ ไปสืบค้นในทุกๆตู้ที่ผู้สืบค้นได้กำหนดไว้ แต่ก็ถือได้ว่า เป็นวิธีที่สะดวกอีกวิธีหนึ่ง

• สืบค้นแบบคำค้นสัมพันธ์

ในโหมดของการสืบค้นผ่านมุมมองแบบกรอบรับข้อมูล (หรือ field view) ภายในหน้าต่างโปรแกรมแบบ Windows ผู้สืบค้นจะได้รับประโยชน์จากการกำหนดคำค้นที่กรอบรับข้อมูลตัวแรก และเมื่อต้องการกำหนดคำค้นตัวที่สอง หรือ สาม หรือต่อไปเรื่อยๆ โดยต้องการให้คำค้นที่ตามมาเหล่านั้น จะต้องสัมพันธ์ หรือ สอดคล้องกับคำค้นแรกที่ผู้สืบค้นกำหนดไว้ก่อนหน้านี้ สามารถเป็นไปได้โดยสั่งงานผ่านปุ่มที่ชื่อว่า Lookup field ระบบจะทราบเองว่า เมื่อผู้สืบค้นกดที่ปุ่มนี้ สิ่งที่ระบบจะนำขึ้นมาให้จะต้องเป็นข้อมูลที่สอดคล้องกับ คำค้นที่กำหนดไว้ในกรอบรับข้อมูลก่อนหน้าแล้ว..เท่านั้น

• มีรายการข้อมูลใหม่เกิดขึ้น

ผู้สืบค้นสามารถตรวจสอบได้ว่าในวันหนึ่งๆ หรือ ในสัปดาห์หนึ่งๆ มีงานเอกสารใหม่ อะไรบ้างที่ถูกเก็บเข้ามาในระบบ DocnFlow^TM โดยทำงานผ่านเมนูคำสั่ง What’s new ซึ่งแน่นอนว่า เห็นความเปลี่ยนแปลง เฉพาะตู้เอกสารที่ผู้สืบค้นคนดังกล่าวมีสิทธิเข้าใช้งานเท่านั้น

• สร้างปุ่ม ให้กับงานที่ต้องทำบ่อยๆ

เป็นความสามารถที่อนุญาตให้ผู้ที่นำข้อมูลเข้าระบบ DocnFlow^TM ทำการสร้าง หรือ บันทึกลักษณะของการเก็บข้อมูลเข้าระบบ DocnFlow^TM ว่า ต้องการเก็บเอกสารไปที่ตู้เอกสารอะไร ลิ้นชักชื่อะไร โฟลเดอร์ชื่ออะไร และมีอินเด็กซ์ตั้งต้นเป็นอย่างไร โดยสามารถบันทึกค่าทั้งหมดให้มีลักษณะแบบ Template หรือ แม่แบบ จากนั้นนำไปผูกสร้างเป็นปุ่ม เพื่อให้สามารถเรียกใช้งานได้ภายหลัง หากมีงานเก็บเอกสารที่ตรงกับ Template ที่สร้างไว้นี้ ทำให้เกิดความสะดกว รวดเร็วต่อผู้นำเอกสารเก็บเข้าระบบเป็นอย่างมาก

• สร้างคำบรรยายประกอบเอกสาร

เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่ ผู้นำเอกสารเข้าระบบ สร้างทำการพิมพ์ข้อความสั้นๆ ที่เป็นข้อความที่สำคัญ แนบไปกับไฟล์ข้อมูล หรือ เฉพาะเจาะจงไปที่หน้าเอกสารของไฟล์ที่เป็น .PDF และ .TIFF ประโยชน์ก็เพื่อต้องการสืบค้นเฉพาะหน้าเอกสาร หรือไฟล์เอกสารที่ตรงกับ คำค้นที่ต้องการจริงๆ ตัวอย่างเช่น เอกสารเสนอโครงการเป้นไฟล์ .TIFF จำนวน 500 หน้า แต่ต้องการดูเฉพาะหน้าที่เกี่ยวกับ “งบประมาณโครงการ” ก็ให้ผู้เก็บข้อมูลกำหนดคำๆนี้ ลงไปที่หน้าเอกสารที่เกี่ยวกับ “งบประมาณโครงการ” ทุกหน้า ซึ่งเมื่อข้อมูลเข้าระบบแล้ว ผู้สืบค้นจะสามารถใช้คำค้นนี้ได้ทันที และก็ได้หน้าเอกสารที่ตรงกับความต้องการอีกด้วย

• ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ

โปรแกรม DocnFlow^TM มีโมดูลขนาดเล็กที่สามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศ ตั้งแต่รุ่น 2007 ขึ้นไป ทำให้การเก็บข้อมูลเข้าระบบ DocnFlow^TM ยังคงอยู่ในหน้าต่างโปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ด ,ไมโครซอฟท์เอ็กเซล ,ไมโครซอฟท์พาวเวอร์พ้อยท์ หรือ ไมโครซอฟท์เอาท์ลุค เป็นไปอย่างรวดเร็วโดยที่ผู้ใช้งานระบบไม่จำเป็นต้องเปิดโปรแกรม DocnFlow^TM Windows Client ก็สามารถเก็บไฟล์เอกสารจากไมโครซอฟท์เหล่านี้เข้าสู่ระบบได้

• ปรับปรุงรายการอินเด็กซ์ด้วยไฟล์ .xls

มีอยู่หลายครั้งที่ผู้เก็บเอกสาร หรือผู้ที่เป็นเจ้าของรายการข้อมูล มีความต้องการปรับปรุงอินเด็กซ์หลายๆรายการในคราวเดียว ซึ่งหากเป็นวิธีการปกติแล้ว ต้องทำการสืบค้นทีละรายการ และปรับปรุงตรงไปที่รายการข้อมูลนั้นๆ และบันทึก มันจะใช้เวลานานมากกว่าจะปรับปรุงเสร็จ ดังนั้นโปรแกรม DocnFlow^TM จะเพิ่มเครื่องมืออำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้งานโดยสามารถ “บันทึกรายการอินเด็กซ์” ที่ต้องการปรับปรุงออกไปอยู่ในรูปของ .xls และ ใช้โปรแกรม Microsoft Excel เปิดไฟล์เพื่อทำการปรับปรุงข้อมูลตามที่ต้องการ จากนั้นก็นำไฟล์ .xls มาปรับปรุงรายการอินเด็กซ์เดิมในระบบ DocnFlow^TM