ลักษณะทางโครงสร้างกายภาพของระบบจัดเก็บเอกสาร และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ DocnFlowTM จะประกอบไปด้วย ตู้เอกสาร ลิ้นชัก และ แฟ้มเอกสาร จำเป็นต้องมีให้ครบทั้ง 3 ระดับ ผู้ใช้งานจึงจะสามารถนำข้อมูลต่างๆเก็บเข้าระบบได้โดยเริ่มทำงานที่โหนดแฟ้มเอกสาร และคลิ้กเม้าส์ขวาเพื่อเลือกคำสั่ง “สร้างเอกสาร หรือ Create Document”
เชื่อได้ว่าจะต้องเคยมีคำถามถามขึ้นมาเกี่ยวกับ ความต้องการทราบถึงโครงสร้างของระบบจัดเก็บเอกสารว่า ในแต่ละตู้เอกสารมีการสร้างลิ้นชัก โฟลเดอร์ และโฟลเดอร์ย่อยไว้เป็นอย่างไร
การตรวจสอบข้อมูลลักษณะนี้ มักจะต้องเป็นผู้ดูแลระบบงานเท่านั้นที่จะสามารถเข้าไปสืบค้น หรือสร้างผลลัพธ์ข้อมูลออกมาให้กับผู้ที่ร้องขอ ได้แต่เพียงผู้เดียว หากผู้ดูแลระบบ เกิดไม่ว่างหรือ มีภาระที่สำคัญกว่า (ซึ่งก็มักจะมีเรื่องที่สำคัญๆต้องทำเกิดขึ้นอย่างกระทันหันเสมอ )
มันคงเป็นการยากที่จะหลีกเลี่ยงว่า “การใช้งานกระดาษยังคงเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจ” ถึงแม้ว่าจะมีการคาดการณ์แล้วว่าการใช้กระดาษนั้นเป็นเรื่องธรรมดาสำหรับบริษัท,องค์กร หรือหน่วยงานต่างๆ รวมถึงความพยายามที่จะควบคุมปริมาณกระดาษที่เกิดขึ้นแล้วก็ตาม แต่อย่างไรเสีย ก็ยังคงมีปริมาณของกระดาษเกิดเพิ่มขึ้นอยู่ดี เพราะในการทำงานนั้น บางครั้งจะเห็นได้ว่าจะมีเอกสารกระดาษเข้ามาเกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น การกรอกใบสมัคร ซึ่งในขั้นตอนนี้จะเป็นเก็บหรือรวบรวมข้อมูล และหลังจากนั้นก็จะเป็นการนำเอกสารกระดาษมาทำการดึงข้อมูลบนเอกสารที่ต้องการออกมา เพื่อใช้งานในกระบวนการทางธุรกิจต่อไป
คุณลูกค้า สามารถติดตามข่าวสาร ความเคลื่อนไหวต่างๆ ของ บจก. เอ็นทูเอ็น โซลูชั่น โพรไวเดอร์ ไม่ว่าจะเป็น การอัพเดทผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ การแนะนำวิธีการทำงานกับอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ และคู่มือโปรแกรมที่บริษัทเอ็นทูเอ็นฯ จัดจำหน่ายอยู่ในปัจจุบัน หรือ ภาพและข่าวสารการไปร่วมงานสัมนาต่างๆ เป็นต้น ท่านสามารถสืบค้น/รับชมผ่านทาง Social Media ต่างๆ ตามด้านล่างนี้
โครงสร้างในระบบจัดเก็บเอกสาร หรือระบบจัดการเอกสาร และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ในปัจจุบันโดยส่วนใหญ่ มักจะออกแบบไปในลักษณะของ ตู้เอกสารเสมือน หรือ Virtual File Cabinet ซึ่งภายในตู้เอกสารเสมือนก็จะสามารถมี ลิ้นชัก (Drawers) ได้หลายชั้น ภายใต้โหนดของลิ้นชักก็จะมีแฟ้ม (Folders) ได้หลายแฟ้ม และก็ยังสามารถสร้างแฟ้มย่อยๆลึกลงไปได้อีกเรื่อยๆ
เทคโนโลยีในการจับภาพ และการแยกประเภทเอกสารของ ABBYY นั้น จะอยู่บนทฤษฎีของความสมบูรณ์, วัตถุประสงค์ และความสามารถในการปรับตัว ที่เลียนแบบวิธีการรับรู้ข้อมูลของมนุษย์ โดยเป็นทฤษฎีพื้นฐานเดียวกันที่สร้างชื่อ และได้รับรางวัลของ ABBYY โดยมาจากเทคโนโลยีของ ABBYY FineReader OCR และ ABBYY FlexiCapture ICR
ลองนึกภาพดูว่า ถ้าคุณจะทำการแยกใบแจ้งหนี้จากเอกสารอื่นๆ ในกอง แล้วต้องการหาข้อมูลที่สำคัญ เช่น เลขที่ใบแจ้งหนี, วันที่, ยอดรวมทั้งหมด, ที่อยู่ของผู้ขาย เป็นต้น คุณจะต้องทำอย่างไร