มันคงเป็นการยากที่จะหลีกเลี่ยงว่า “การใช้งานกระดาษยังคงเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจ” ถึงแม้ว่าจะมีการคาดการณ์แล้วว่าการใช้กระดาษนั้นเป็นเรื่องธรรมดาสำหรับบริษัท,องค์กร หรือหน่วยงานต่างๆ รวมถึงความพยายามที่จะควบคุมปริมาณกระดาษที่เกิดขึ้นแล้วก็ตาม แต่อย่างไรเสีย ก็ยังคงมีปริมาณของกระดาษเกิดเพิ่มขึ้นอยู่ดี เพราะในการทำงานนั้น บางครั้งจะเห็นได้ว่าจะมีเอกสารกระดาษเข้ามาเกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น การกรอกใบสมัคร ซึ่งในขั้นตอนนี้จะเป็นเก็บหรือรวบรวมข้อมูล และหลังจากนั้นก็จะเป็นการนำเอกสารกระดาษมาทำการดึงข้อมูลบนเอกสารที่ต้องการออกมา เพื่อใช้งานในกระบวนการทางธุรกิจต่อไป
ในการวิเคราะห์เอกสาร และเทคโนโลยีการรู้จำข้อมูลในปัจจุบัน มีการพัฒนาและก้าวหน้าไปอย่างมาก อย่างเช่น เทคโนโลยี OCR เอกสาร เพื่อรู้จำข้อมูล หรือแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ดังนั้นเทคโนโลยีเหล่านี้จะเป็นตัวช่วยให้สามารถนำข้อมูลบนเอกสารออกมาใช้งาน
ถ้าเกิดว่า ในแต่ละบริษัท,องค์กร หรือหน่วยงานต่างๆ มีความต้องการข้อมูลแบบเฉพาะเจาะจง หรือในตำแหน่งที่ต้องการ ยิ่งจำเป้นที่จะต้องใช้เทคโนโลยีที่รองรับความต้องการดังกล่าว โดยจะมีเทคโนโลยีที่เรียกว่า “การประมวลผลแบบฟอร์ม หรือ Form Processing” ที่มีความสามารถดังกล่าวเป็นที่รองรับ นั่นเอง และจะเห็นได้ว่าเอกสารที่นำมาประมวลผลนั้น จะมีโครงสร้างแบบคงที่ ตัวอย่างเช่น แบบฟอร์มใบสมัครงาน, แบบสอบถาม หรือบัตรลงคะแนนที่เป็นที่ยอมรับ (ภาพประกอบที่ 1) เป็นต้น
ภาพประกอบที่ 1
และถ้าเป็นการประมวลผลเอกสารในรูปแบบอื่นล่ะ???
แน่นอนว่า สำหรับในการประมวลผลเอกสารรูปแบบอื่น หรือก็คือเอกสารที่มีโครงสร้างข้อมูลภายในแบบไม่คงที่ ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้, ใบคำสั่งซื้อ, การใช้สินเชื่อที่อยู่อาศัย, เอกสารทางกฎหมาย, จดหมายสัญญา, ระเบียนของผู้ป่วย และอื่นๆ (ภาพประกอบที่ 2 และ 3) ซึงเป็นจำนวนถึง 80% ของเอกสารทางธุรกิจทั้งหมด ก็สามารถนำเข้าสู่โปรแกรม เพื่อการรู้จำข้อมูลได้เช่นกัน
ภาพประกอบที่ 2
ภาพประกอบที่ 3
จากสิ่งที่กล่าวมาจึงสรุปได้ว่า การวิเคราะห์เอกสาร และเทคโนโลยีการรู้จำข้อมูลนั้น จะเป็นตัวช่วยในการนำข้อมูลออกจากเอกสาร เพื่อไปใช้ต่อในกระบวนการทางธุรกิจต่างๆของแต่ละองค์กร จากประสบการณ์ และ การวิจัยต่างๆ ทาง ABBYY จึงได้ทำการพัฒนาเทคโนโลยีสำหรับในการจัดการเอกสารรูปแบบต่างๆ ภายใต้โปรแกรมที่มีชื่อว่า “ABBYY FlexiCapture”
