Customer story:
บริษัท ปตท.สำรวจและผลิตปิโตรเลียม จำกัด (มหาชน)
ปตท.สผ. เป็นบริษัทสำรวจและผลิตปิโตรเลียมของคนไทย มีพันธกิจหลักในการสรรหาปิโตรเลียมเพื่อสนองความต้องการใช้พลังงานทั้งภายในประเทศ และประเทศที่ไปลงทุน รวมทั้งสามารถนำเป็นรายได้กลับคืนสู่ประเทศไทย ปตท.สผ. เป็นบริษัทมหาชน หนึ่งในสิบบริษัทจดทะเบียนที่มีมูลค่าทุนตามตลาดสูงสุดในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย
ทีมงานบัญชีของ ปตท.สผ. พิจารณาพัฒนาโซลูชั่นแบบบูรณาการเพื่อรองรับ Digital Transformation ของกระบวนการ Account Payable โดยผนวกความสามารถของ ABBYY FlexiCapture 12 Distributed ที่สามารถจำแนกประเภท และประมวลผล OCR ดึงข้อมูลที่อยู๋ในเนื้อหาของเอกสารกระดาษ เพื่อแปลงให้อยู่ในรูปแบบของข้อมูลดิจิทัลอย่างอัตโนมัติ เข้าเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชั่นในการเร่งกระบวนการประมวลผลใบแจ้งหนี้
ความท้าทาย
- สามารถประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่ ปตท.สผ. ได้รับจากผู้ขายจำนวนกว่า 1,000 รายที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษหรือไฟล์ PDF ซึ่งมีความหลากหลายของรูปแบบของโครงสร้างเป็นอย่างมาก รวมถึงตำแหน่งของข้อมูลที่ต้องการนั้นจะแปรผันไปตามแต่ละผู้ขาย
- ปรับเร่งกระบวนการประมวลผลใบแจ้งหนี้ โดยการปรับลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อนเช่นการกรอกข้อมูลแบบแมนนวล ให้เป็นการประมวลผลอย่างอัตโนมัติ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความถูกต้องของข้อมูล
- สร้างมาตรฐานของกระบวนการจัดเตรียมก่อนการประมวลใบแจ้งหนี้ เช่น การเรียงลำดับเอกสาร การสแกนเอกสาร
โซลูชั่น
- จัดเตรียมช่องทางให้ผู้ขายสามารถดำเนินการวางใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองผ่านการอัพโหลดไฟล์ PDF ทางแพลตฟอร์ม Web Portal และการแนบไฟล์ PDF ผ่านการส่งอีเมล รวมถึงการดำเนินการของเจ้าหน้าที่ของ ปตท.สผ. ในการสแกนใบแจ้งหนี้ในรูปแบบเอกสารกระดาษที่ได้รับจากผู้ขาย ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF
- แพลตฟอร์ม ABBYY FlexiCapture ทำการจำแนกประเภท และประมวลผล OCR ดึงข้อมูลที่อยู๋ในเนื้อหาของใบแจ้งหนี้ที่อยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF ที่ถูกส่งเข้ามาผ่านการช่องทาง ABBYY FlexiCapture Web Services API โดยแพลตฟอร์ม Web Portal เพื่อแปลงให้อยู่ในรูปแบบของชุดข้อมูลดิจิทัลอย่างอัตโนมัติในรูปแบบไฟล์ XML
- เจ้าหน้าที่ของ ปตท.สผ. ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใบแจ้งหนี้ ผ่านทางแพลตฟอร์ม Web Portal ซึ่งจะเป็นการแสดงชุดข้อมูลที่ได้รับจากแพลตฟอร์ม ABBYY FlexiCapture และ Legacy System ของ ปตท.สผ. จากนั้นแพลตฟอร์ม Web Portal จะดำเนินการตรวจสอบข้อมูลให้เป็นไปตามข้อกำหนดอย่างอัตโนมัติ
- แพลตฟอร์ม Robotic Process Automation (RPA) นำข้อมูลที่ได้รับการตรวจสอบแล้ว เข้าสู่กระบวนการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของ ปตท.สผ. อย่างอัตโนมัติ
