ท่านยังต้องพิมพ์เอกสาร โดยดูต้นฉบับจากเอกสารกระดาษอยู่หรือไม่ จะดีกว่าไหมหากนำเอาเอกสารต้นฉบับนั้นมาทำการสแกนด้วยเครื่องสแกนเนอร์ และ บันทึกให้เป็นไฟล์นามสกุล PDF หรือ TIFF และ โยนไฟล์นี้ทั้งไฟล์ไม่ว่าจะเป็นสิบหน้า หรือ ร้อยหน้าเอกสาร เข้าสู่ “โปรแกรมเพื่อการจับข้อมูล ตัวอักษร”
ภาพที่ 1: ส่วนติดต่อผู้ใช้งานที่สามารถอธิบายหน้าที่การทำงานด้วยตัวของมันเอง
ผู้ใช้งานสามารถเข้าใจได้ง่าย ในเวลาอันรวดเร็ว
ออกจากไฟล์ประเภทรูปภาพ เช่น JPG, TIFF และ PDF คือ ซอฟต์แวร์ที่ชื่อว่า ABBYY FineReader ซึ่งโปรแกรมนี้สามารถทำงานกับอักษรภาษาไทยได้ด้วย จากนั้นก็ส่งผลลัพธ์ที่ได้บันทึกให้อยู่ในรูปแบบไฟล์นามสกุลอื่นๆ เช่น Microsoft Office, HTML หรือแม้กระทั่ง EBook เช่น .epub และ .fb2
ด้วยความเร็วในการทำงานกับเอกสารที่มีโครงสร้างแต่ละหน้าที่แตกต่างกันไป เช่นบางหน้ามีแต่ข้อความ บางหน้ามีทั้งข้อความ ตาราง และรูปภาพ ปะปนกัน แต่มิได้เป็นอุปสรรคในการจัดการสำหรับโปรแกรม ABBYY FineReader รุ่น Corporate เวอร์ชั่น 12 นี้เลย เพราะตัวโปรแกรมได้พัฒนาเพื่อให้สามารถดึงศักยภาพที่มีอยู่ในตัวหน่วยประมวลผลการ (CPU) ออกมาได้อย่างเต็มที่ ส่งผลให้ความเร็วในการทำงานโดยรวมเพิ่มขึ้น
ภาพที่ 2: โปรแกรมแสดงให้เห็นว่า ได้ทำงานไปถึงหน้าไหนแล้วบ้าง สำหรับหน้าที่ผ่านการ
Recognize แล้ว ก็สามารถเข้าไปตรวจสอบผลลัพธ์ได้ทันที
ตัวโปรแกรม ABBYY FineReader Corporate มี “หน้าต่างแก้ไข” ซึ่งจะคล้ายกับการทำงานบนโปรแกรมจำพวก ประมวลผลคำที่นิยมใช้งานกัน ก็คือ Microsoft Word ทำให้ผู้ใช้งานเกิดความเข้าใจในการที่จะ เพิ่ม หรือ ลบ ประโยค ใดๆ ก่อนที่จะบันทึกผลลัพธ์ออกไปเป็นไฟล์นามสกุลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
ภาพที่ 3: มีการแสดงพื้นที่ชัดเจนระหว่าง เอกสารภาพต้นฉบับ กับ พื้นที่แสดงผลลัพธ์ และ
สามารถแก้ไขข้อมูลได้ที่หน้าต่างโปรแกรมนี้เลย โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office แต่อย่างใด
เมื่อท่านแก้ไขข้อความที่โปรแกรมอาจจะแปลงมาผิดเพี้ยนไป อาจเนื่องมาจากสาเหตุที่ว่า ต้นฉบับถูกสแกนมาที่ความละเอียดไม่ถึง 300 จุดต่อนิ้ว หรือ เอกสารมีจุด (หรือ Noise) ที่ค่อนข้างมาก มักจะเป็นเอกสารที่มาจาก Fax หรือผ่านการสำเนามาหลายๆครั้ง ก็จะส่งผลโดยตรงต่อ “กระบวนการจับข้อมูล หรือ Recognize” แน่นอน แต่ท่านก็สามารถแก้ไขข้อความเหล่านั้นได้ที่กรอบด้านขวา และ เมื่อแก้ไขทุกอย่างสมบูรณ์ ก็กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกผลลัพธ์ไปเป็นไฟล์นามสกุลอื่นที่ท่านต้องการ
ภาพที่ 4: บันทึกผลลัพธ์ให้เป็นไฟล์หลากหลายนามสกุล
ตัวอย่างผลลัพธ์ที่ได้จากโปรแกรม
ABBYY FineReader V12 Corporate Edition
ภาพที่ 5: เมื่อบันทึกผลลัพธ์ให้เป็นไฟล์ .docx ระบบจะไปเปิดโปรแกรม
Microsoft Word ที่ติดตั้งในเครื่อง PC นั้นๆ ให้ทันที