วันพุธที่ 26 เมษายน พ.ศ. 2566 ตัวแทนจากบริษัท สุธาสิน กรุ๊ป จำกัด และ บริษัท เอ็นทูเอ็น โซลูชั่น โพรไวเดอร จำกัด ได้นำอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ พร้อมทั้งโซลูชั่นซอฟต์แวร์เพื่อบริการจัดเอกสารเอกสารภาพ และ ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ที่ทำงานได้ทั้งแบบ Windows Application และ Web Application เป็นโปรแกรม DocnFlow รุ่น Vault Plus ที่ได้บันทึก เก็บรวบรวมไฟล์ข้อมูลของนักศึกษาตั้งแต่อดีต จนถึงปัจจุบัน กว่า สองหมื่นรายการ ติดตั้งและใช้งานจริงแล้วที่ อาคาร 5 สำนักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน มหาวิทยาลัยราชภัฏบ้านสมเด็จเจ้าพระยา
เนื่องจากข้อมูลระเบียนนักศึกษาในอดีตนั้นถูกบันทึกด้วยลายมือ และพิมพ์ดีด ปรับเปลี่ยนไปตามยุค ตามสมัย ลงบนแผ่นเอกสารขนาดประมาณ A3 โดยวิธีการบันทึกจะลงข้อมูลนักศึกษาจำนวน 5 รายชื่อ ต่อ 1 หน้ากระดาษ และรวมเย็บเป็นเล่มๆแยกไปแต่ละ สาขาวิชา หลักสูตร และ ปีการศึกษา ซึ่งเมื่อเวลาผ่านไปข้อมูลที่เก็บในรูปแบบกระดาษนี้ ก็มีความเสื่อมสภาพจาก สภาพอากาศเองก็ดี ทำให้กระดาษเหลือง และกรอบ และจากสัตว์ขนาดเล็กเองก็ดี เช่น มดและมอด ที่มากัดกินตัวเอกสารทำให้เอกสารมีความชำรุด ข้อมูลมีความเสียหายไปแล้วบางส่วน และ หากเมื่อต้องการย้อนกลับมาหาข้อมูล ระเบียนของนักศึกษาคนใดคนหนึ่ง ก็จะใช้เวลาในการสืบค้นอยู่พอสมควร และก็เสี่ยงต่อการไปเพิ่มความเสียหายต่อตัวต้นฉบับอีกด้วย
บริษัท สุธาสิน กรุ๊ป จำกัด จึงได้นำเสนอโซลูชั่นรับแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิตอล พร้อมกับกำหนด อินเด็กซ์ หรือ กลุ่มคำค้น ให้กับแต่ละหน้าเอกสาร ที่มีรายชื่อนักศึกษาประมาณ 5 คน ต่อ 1 ไฟล์ภาพ เข้าไปเก็บไว้ในซอฟต์แวร์ระบบจัดการเอกสาร และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ชื่อ DocnFlow ซึ่งพัฒนาโดย บริษัท เอ็นทูเอ็น โซลูชั่น โพรไวเดอร จำกัด ซึ่งข้อมูลข้างต้นที่เก็บเข้าไปในระบบ DocnFlow แล้วนั้นจะอยู่ ราวๆสองหมื่นรายการ ที่พร้อมสืบค้น โดยที่จะไม่ต้องไปยุ่งกับเอกสารต้นฉบับที่สำคัญอีกต่อไป
