DocnFlow TM Features
นำตำแหน่ง และอินเด็กซ์ที่มักใช้บ่อยๆ
ระหว่างการนำไฟล์เข้าระบบ มาสร้างเป็นปุ่ม
ลักษณะทางโครงสร้างกายภาพของระบบจัดเก็บเอกสาร และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ DocnFlowTM จะประกอบไปด้วย ตู้เอกสาร ลิ้นชัก และ แฟ้มเอกสาร จำเป็นต้องมีให้ครบทั้ง 3 ระดับ ผู้ใช้งานจึงจะสามารถนำข้อมูลต่างๆเก็บเข้าระบบได้โดยเริ่มทำงานที่โหนดแฟ้มเอกสาร และคลิ้กเม้าส์ขวาเพื่อเลือกคำสั่ง “สร้างเอกสาร หรือ Create Document”
จากขั้นตอนที่เกริ่นมา หากในวันหนึ่งๆต้องมีการเก็บเอกสารเข้าไปยังตำแหน่งเดียวกัน คือ ที่ตู้เดิม ลิ้นชักเดิม และ โฟลเดอร์เดิม เวลาเก็บข้อมูลทุกครั้งต้องเข้ามาทีละโหนดข้างต้น คงจะไม่สนุกแน่ๆเลยสำหรับคนที่มีหน้าที่เอาข้อมูลเข้าระบบ ในกรณีแบบนี้ ระบบ DocnFlowTM อนุญาตให้ผู้เก็บข้อมูลสามารถบันทึกตำแหน่งที่จะนำข้อมูลเข้าระบบ DocnFlowTM รวมถึง ค่าของชุดข้อมูลอินเด็กซ์ที่สอดคล้องกับตำแหน่งดังกล่าว เก็บบันทึกไว้ เพื่อให้สามารถเรียกใช้ได้ในอนาคต โดยการบันทึกค่าดังกล่าวให้ทำงานผ่านปุ่มคำสั่ง Add to my routine task ชุดภาพแสดงตัวอย่างด้านล่าง จะแสดงขั้นตอนของการเก็บข้อมูลที่ตู้เอกสารชื่อ “ตู้เอกสารตัวอย่าง” ลิ้นชักชื่อ “ฝ่ายจัดหา” โฟลเดอร์ชื่อ “ปี 2556” โดยไม่ว่าจะมีความต้องการที่จะเก็บไฟล์เข้ามาที่ตำแหน่งนี้กี่ครั้ง ผู้ที่เก็บเอกสารก็เพียงคลิ้กที่ปุ่ม ดังภาพสุดท้าย เท่านั้น ระบบก็จะรู้ว่าควรนำอินเด็กซ์และไฟล์ที่ผุ้ใช้งานกำลังจะเก็บนั้น นำไปเก็บไว้ที่ตำแหน่ง ตู้เอกสารตัวอย่าง” ลิ้นชักชื่อ “ฝ่ายจัดหา” โฟลเดอร์ชื่อ “ปี 2556” นั้นเอง
ภาพตัวอย่างที่ 1: เมื่อต้องการที่จะเก็บข้อมูลลงไปในตำแหน่งเดิมๆ ซ้ำกันบ่อยๆ
ภาพตัวอย่างที่ 2: ให้เลือกเพื่อสร้างรายการข้อมูลใหม่
ภาพตัวอย่างที่ 3: ระบบจะเปิดมุมมองแบบกรอบรับข้อมูลขึ้นมาให้
ภาพตัวอย่างที่ 4: กำหนดข้อมูลที่มักจะใช้บ่อยลงไปในกรอบรับอินเด็กซ์
ภาพตัวอย่างที่ 5: จากนั้นให้กดที่ปุ่มลูกศรบนปุ่ม Store
เพื่อเรียกคำสั่งย่อยที่ชื่อว่า Add to my routine task
ภาพตัวอย่างที่ 6: ระบบจะเปิดหน้าต่างเพื่อให้คุณกำหนดชื่อของงานๆนี้
ภาพตัวอย่างที่ 7: ระบุชื่องาน/สถานที่ในการเก็บข้อมูล
ที่เมื่อกลับมาดูอีกครั้งแล้วจะสามารถเข้าใจได้เลย
ภาพตัวอย่างที่ 8: และเมื่อกดปุ่ม OK ในหน้าต่างที่ 7 แล้ว เมื่อกลับมาที่หน้าต่างหลัก
จะเห็นได้ว่ามีปุ่มใหม่ปรากฎขึ้นบริเวณขวามือบน
ภาพตัวอย่างที่ 9: คุณสามารถสร้างปุ่มลักษณะนี้ได้ไม่จำกัด
แต่ต้องดูถึงความสะดวกในการเรียกใช้งานเป็นสำคัญ