DocnFlow Features: Auto generate drawers & folders

DocnFlow^TM Features

คุณสมบัติการสร้างโครงสร้างของลิ้นชัก
และ โฟลเดอร์ด้วยไฟล์ข้อความ

โครงสร้างในระบบจัดเก็บเอกสาร หรือระบบจัดการเอกสาร และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ในปัจจุบันโดยส่วนใหญ่ มักจะออกแบบไปในลักษณะของ ตู้เอกสารเสมือน หรือ Virtual File Cabinet ซึ่งภายในตู้เอกสารเสมือนก็จะสามารถมี ลิ้นชัก (Drawers) ได้หลายชั้น ภายใต้โหนดของลิ้นชักก็จะมีแฟ้ม (Folders) ได้หลายแฟ้ม และก็ยังสามารถสร้างแฟ้มย่อยๆลึกลงไปได้อีกเรื่อยๆ

สำหรับผู้ดูแลระบบ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้มาสร้างสภาพแวดล้อมการจัดเก็บข้อมูลลงไปภายในตู้เอกสารเสมือนเหล่านี้ มักจะมองหาซอฟต์แวร์ที่มีเครื่องมือ หรือ วิธีการที่ช่วยลดขั้นตอนการทำงานให้สั้นที่สุด และต้องได้ผลลัพธ์ตรงตามที่ต้องการ ในการสร้างโครงสร้างการจัดเก็บที่เป็นแบบลำดับชั้น (Hierarchical) ก็เป็นอีกตัวย่างหนึ่งที่สามารถสร้างความหนักใจให้กับผู้สร้างระบบ หากว่าซอฟต์แวร์ จัดเก็บเอกสาร หรือระบบจัดการเอกสาร และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ มิได้เตรียมเครื่องมืออำนวยความสะดวกให้กับงานแบบนี้ นั้นหมายความว่า ผู้สร้างระบบจะต้องทำแบบ หนึ่งต่อหนึ่ง คือ สร้างทีละลิ้นชัก ทีละแฟ้ม จนครบตามข้อมูลที่สรุปมาในขั้นตอนของการเก็บความต้องการการใช้งานระบบ ซึ่งต้องใช้เวลาและความอดทนเป็นอย่างมากกว่างานจะเสร็จสมบูรณ์

สำหรับระบบจัดเก็บเอกสาร หรือระบบจัดการเอกสาร และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ DocnFlow^TM ของบ. เอ็นทูเอ็นฯ ก็ตระหนักถึงประเด็นด้านการเตรียมโครงสร้างการเก็บข้อมูลนี้ด้วยเช่นกัน จึงได้สร้างคำสั่งเพื่อการสร้างลิ้นชัก และแฟ้มอย่างอัตโนมัติให้ไว้ใช้งาน โดยคุณสามารถดูการเรียกใช้งานคำสั่งนี้ได้ตามชุดรูปภาพที่แสดงไว้ด้านล่าง ทางเราเองก็หวังว่าคุณสมบัตินี้จะช่วยย่นระยะเวลาในการสร้างโครงสร้างระบบให้กับผู้ดูแลระบบได้บ้าง ไม่มากก็น้อย

ภาพที่ 1: หน้าต่างหลักของโปรแกรม DocnFlow^TM  Windows Client
จะเห็นว่ามีเพียงตู้เอกสารที่ชื่อ Sample File Cabinet เท่านั้น

ภาพที่ 2: เตรียมข้อมูลในไฟล์ข้อความ (.TXT) เพื่อนำไปใช้ในการสร้างลิ้นชัก

ภาพที่ 3: เตรียมข้อมูลในไฟล์ข้อความ (.TXT) เพื่อนำไปใช้ในการสร้างแฟ้ม

ภาพที่ 4: คลิกเม้าส์ขวาที่ตู้เอกสาร และเลือกคำสั่ง Create Drawer > Automatically By
เพื่อสร้างลิ้นชัก จากข้อมูลภายในไฟล์ข้อความ

ภาพที่ 5: DocnFlow^TM จะเปิดหน้าต่าง Open
เพื่อให้คุณไปเรียกไฟล์ข้อความที่มีข้อมูลชื่อของลิ้นชัก

ภาพที่ 6: DocnFlow^TM จะนำข้อมูลในไฟล์ข้อความมาแสดงในหน้าต่าง
Automatic Directory Creation เพื่อให้คุณทำการตรวจสอบอีกทีว่าเป็นข้อมูล
ที่ต้องการนำมาสร้างเป็นลิ้นชัก จริงหรือไม่ จากนั้นกดปุ่ม OK

ภาพที่ 7: DocnFlow^TM แจ้งว่าทำการสร้างลิ้นชักเสร็จสมบูรณ์ ครบตามรายการ

ภาพที่ 8: เมื่อกลับมาที่หน้าต่างหลักของ DocnFlow^TM Windows Client
ก็จะเห็นว่ามีโหนดลิ้นชักถูกสร้างขึ้นมาแล้ว

ภาพที่ 9: ทำวิธีเดียวกัน แต่คราวนี้คลิ้กส์เม้าขวาที่ ลิ้นชัก
และ เลือก Create Folder > Automatically By

ภาพที่ 10: DocnFlow^TM จะนำข้อมูลในไฟล์ข้อความมาแสดงในหน้าต่าง
Automatic Directory Creation เพื่อให้คุณทำการตรวจสอบอีกทีว่าเป็นข้อมูล
ที่ต้องการนำมาสร้างเป็นแฟ้ม จริงหรือไม่ จากนั้นกดปุ่ม OK

ภาพที่ 11: DocnFlow^TM แจ้งว่าทำการสร้างแฟ้มเสร็จสมบูรณ์ ครบตามรายการ

ภาพที่ 12: เมื่อกลับมาที่หน้าต่างหลักของ DocnFlow^TM Windows Client
ก็จะเห็นว่ามีโหนดแฟ้มเกิดขึ้นภายใต้โหนดลิ้นชัก

ภาพที่ 13: คุณสามารถ เรียงลำดับของลิ้นชัก หรือ โฟลเดอร์ได้ด้วยการคลิ้กเมาส์ขวาบริเวณพื้นที่ว่าง จากนั้นเลือกคำสั่ง Sort by> Name หรือ Date Created

ภาพที่ 14: ระบบจะจัดเรียงโฟลเดอร์ใหม่ตามเงื่อนไขที่คุณเลือกไว้ใน Sort By>

เมื่อจบขั้นตอนที่แสดงไว้ในทั้ง 14 ภาพตัวอย่างแล้ว ผู้ใช้งานทั่วไปที่มีสิทธในการ “นำเอกสารเข้าระบบ” ก็จะสามารถเก็บเอกสาร หรือข้อมูลได้ โดยเลือกไปที่โฟลเดอร์และคลิ้กเม้าส์ขวา จากนั้นเรียกคำสั่ง Create Document > Template ระบบก็จะนำผู้ใช้งานเข้าสู่ขั้นตอนการเก็บข้อมูลเข้าระบบ DocnFlow^TM  ในลำดับถัดไป

จะเห็นว่า คุณสมบัตินี้มีประโยชน์อย่างมาก กับองค์กร ที่ต้องการมีโครงสร้างของตู้ ลิ้นชัก และแฟ้มที่ค่อนข้างจะซับซ้อน หรือ การมีระดับชั้นที่ลงไปลึกมากๆ ผู้ดูแลระบบ หรือผู้ที่สร้างระบบ ก็เพียงตระเตรียมข้อมูลให้เสร็จพร้อมสมบูรณ์ในไฟล์ข้อความ จากนั้นจึงนำมาใช้สร้างโครงสร้างระบบ ภายในหน้าต่าง DocnFlow^TM Windows Client หน้าต่างนี้